Automatiza tu Onboarding: Cómo Victor Puiggros Escaló Procesos con Tecnología No-Code

¿Sueñas con hacer crecer tu negocio sin complicaciones? ¿Te gustaría automatizar procesos tediosos y enfocarte en lo que realmente importa? Entonces no puedes perderte este artículo inspirador.

Hoy te presentamos el caso de éxito de Victor Puiggros, un consultor de marketing digital y growth hacker que ha ayudado a diferentes empresas a adoptar la tecnología de manera eficiente. Victor nos comparte cómo transformó el proceso de onboarding de una escuela de formación, pasando de lo manual a lo automático. ¡Prepárate para descubrir cómo puedes aplicar estas estrategias en tu propio negocio!

El Desafío: Un Onboarding Manual y Poco Escalable

Imagina este escenario: cada vez que un nuevo alumno se inscribe en un curso, alguien de tu equipo tiene que realizar manualmente una serie de 9 etapas para darle acceso a los contenidos. 😓 Esto implica:

• Tiempos de ejecución lentos
• Demanda de muchos recursos
• Riesgo de errores humanos
• Dificultad para escalar el proceso

Victor y su equipo se dieron cuenta de que estaban dedicando demasiado tiempo a tareas repetitivas que podrían automatizarse. Vieron una oportunidad para optimizar el proceso y hacerlo más eficiente.

La Solución: Automatización con Make y Tecnología No-Code

Para resolver este desafío, Victor y su equipo decidieron aplicar una automatización utilizando la plataforma Make y tecnología no-code. Esto les permitió:

• Agilizar los procesos sin una gran inversión en desarrollo
• Activar la solución de forma rápida
• Automatizar el 99% de las 9 etapas del onboarding

Con esta estrategia, lograron crear 4 escenarios concatenados que cubren desde la compra del curso hasta la incorporación del alumno en la comunidad.

Escenario 1: De la Compra al Control

El primer escenario se activa cuando un alumno compra un curso. Automáticamente, se realizan las siguientes acciones:

1. Se procesa el pedido y se envía a Make
2. Se avisa al equipo sobre la nueva inscripción
3. Se crea el contacto en el CRM (en este caso, HubSpot)
4. Se añade al alumno en una hoja de control (Google Sheets) según el curso comprado

Todo esto se hace de forma automática, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo.

Escenario 2: El Onboarding General

Una vez que el alumno está registrado en la hoja de control y en el CRM, se activa el segundo escenario: el onboarding general. Aquí se llevan a cabo las siguientes acciones:

1. Se da la bienvenida al alumno por correo electrónico
2. Se crea una tarjeta en Trello para seguir el progreso del onboarding
3. Se verifica si el alumno es nuevo o existente en la plataforma educativa
4. Se despliegan los módulos de bienvenida y primeros pasos
5. Se solicita al alumno que verifique su identidad

En este punto, el único paso manual es la verificación de identidad por parte del equipo. Una vez aprobada, se dispara el siguiente escenario.

Escenario 3: Despliegue de Contenidos y Seguimiento

Cuando el equipo aprueba la verificación de identidad del alumno, se activa el tercer escenario:

1. Se actualiza el CRM y se mueve la tarjeta en Trello
2. Se despliegan los contenidos del curso según el programa adquirido
3. Se actualiza nuevamente el CRM y la hoja de control

Aquí se utiliza tanto Google Sheets como Trello para tener un seguimiento completo del progreso de cada alumno en tiempo real. Si algún alumno se queda estancado en alguna etapa, el equipo puede identificarlo rápidamente y tomar acción.

Escenario 4: Integración en la Comunidad

El último escenario se encarga de añadir al alumno a la comunidad una vez que ha completado todas las etapas anteriores. Para ello:

1. Se recuperan los datos del alumno desde el CRM
2. Se da formato al número de teléfono utilizando ChatGPT
3. Se añade el contacto a Google Contacts
4. Se invita al alumno al grupo de WhatsApp correspondiente a su curso

De esta forma, se completa el proceso de onboarding de principio a fin, asegurando una experiencia positiva para el alumno.

Los Resultados: Eficiencia, Escalabilidad y Satisfacción

Gracias a la implementación de esta solución de automatización, Victor y su equipo lograron:

• Liberar al equipo de tareas repetitivas y tediosas
• Agilizar el proceso de onboarding y hacerlo escalable
• Mejorar la experiencia del alumno durante el onboarding
• Reducir errores humanos y aumentar la eficiencia

Todo esto en tan solo una semana de trabajo, demostrando el poder de la automatización y la tecnología no-code.

En resumen, el caso de éxito de Victor Puiggros nos muestra cómo la automatización puede transformar procesos manuales y tediosos en flujos eficientes y escalables. Utilizando herramientas como Make, HubSpot, Google Sheets, Trello y ChatGPT, es posible crear escenarios concatenados que cubren todas las etapas del onboarding de un alumno.

Desde el procesamiento de la compra hasta la integración en la comunidad, cada paso se automatiza para ahorrar tiempo y recursos al equipo. Además, se mejora la experiencia del alumno y se reduce el riesgo de errores humanos. Con un seguimiento en tiempo real a través de hojas de control y tableros de Trello, es posible identificar rápidamente cualquier obstáculo y tomar acción.

¿Quieres lograr resultados similares en tu propio negocio? 🤔 No tienes que ser un experto en programación o invertir grandes sumas en desarrollo. Con las herramientas adecuadas y un poco de creatividad, tú también puedes automatizar tus procesos y llevar tu onboarding al siguiente nivel. 📈

Te invito a explorar las posibilidades que ofrece la automatización y a dar el primer paso hacia la eficiencia. ¿Por qué no empiezas por identificar un proceso manual que te gustaría optimizar? A partir de ahí, puedes investigar qué herramientas te ayudarían a automatizarlo y crear tu propio flujo paso a paso. 💡