Automatización de una corredora de seguros: Cómo ahorrar tiempo y eliminar errores

¿Alguna vez has pensado en cuánto tiempo pierdes realizando tareas repetitivas en tu negocio? Imagina poder dedicar ese valioso tiempo a actividades que realmente impulsen el crecimiento de tu empresa.

En este artículo, Santiago Ruiz te mostrará cómo automatizó el proceso de cobro de cartera de una corredora de seguros, ahorrando más de 20 horas mensuales y eliminando por completo los errores humanos. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo puedes lograr lo mismo en tu negocio!

El reto: Un proceso manual y propenso a errores

La corredora de seguros con la que Santiago trabajó llevaba años realizando el proceso de cobro de cartera de forma completamente manual. Cada semana, dedicaban entre 4 y 6 horas a esta tarea repetitiva, que consistía en:

1. Descargar 11 reportes de diferentes aseguradoras, ya sea a través de correo electrónico o accediendo manualmente a las plataformas de cada aseguradora.
2. Consolidar la información de cada reporte, unificando los datos necesarios para crear una base de contactos para la gestión de cobro.
3. Comunicarse con cada cliente por mensaje de texto o WhatsApp, incluyendo detalles como el nombre de la aseguradora, el tipo de seguro, el número de póliza, el monto a pagar y la fecha límite.

Este proceso manual no solo consumía mucho tiempo, sino que también conllevaba riesgos como errores de digitación, olvido de datos o cobros a personas equivocadas. Además, existía la posibilidad de que se pasara por alto el cobro a un cliente, resultando en el vencimiento de su póliza.

La solución: Automatización del 85% del proceso

Para abordar estos desafíos, Santiago propuso automatizar el proceso utilizando tres herramientas clave:

1. Make: Para integraciones y automatizaciones.
2. Power Automate: Para la descarga de informes en plataformas sin conexión API.
3. Google Apps Script: Para organizar y normalizar los datos consolidados.

Aunque no se pudo automatizar el 100% del proceso, lograron automatizar aproximadamente el 85%, lo que supuso un ahorro significativo de tiempo y la eliminación de errores humanos.

Arquitectura de la solución

Santiago dividio la automatización en cinco pasos:

1. Vigilancia de correos y carpetas con los módulos de Make.
2. Descarga automática de informes con Power Automate Desktop.
3. Consolidación de datos gracias a Make.
4. Normalización y unificación de datos con Apps Script.
5. Uso de webhooks y solicitudes HTTP en Make para disparar otros escenarios.

Santiago y su equipo creó ocho escenarios para iniciar la descarga de reportes, utilizando los módulos de vigilancia de correo y descarga de archivos de Make. Luego, convertió los archivos de Excel a Google Sheets para trabajar con los módulos correspondientes, eliminando líneas innecesarias y consolidando la información requerida.

Gestión de múltiples pólizas por cliente

Santiago indica que uno de los mayores desafíos fue manejar los casos de clientes con múltiples pólizas, ya que la herramienta de mensajería ManyChat solo permite un contacto por número de WhatsApp. Para solucionar esto, utilizaron campos personalizados en ManyChat para agregar cada producto que un cliente tuviera.

Apps Script les ha ayudado a identificar cuántas pólizas tenía cada cliente, junto con detalles como el tipo de seguro, los días de cartera, las fechas de pago y los montos a pagar. Esto les permitió enviar mensajes personalizados de recordatorio o cobro según el estado de cada póliza.

En resumen, automatizaron el proceso de cobro de cartera de la corredora de seguros, reduciendo el tiempo dedicado a esta tarea de 4-6 horas semanales a solo 30 minutos. Además, eliminaron por completo el riesgo de errores de digitación y envío de mensajes incorrectos.

La implementación de esta solución les tomó alrededor de dos meses y medio, desde el diagnóstico inicial hasta la puesta en marcha. En cuanto a los costos operativos, solo asumieron la membresía de Make, ya que Power Automate y Apps Script son gratuitos, mientras que el costo de ManyChat lo asume el cliente.

Imagina lo que podrías lograr en tu negocio si automatizaras los procesos repetitivos y propensos a errores. No solo ahorrarías tiempo valioso, sino que también mejorarías la calidad de tu servicio al cliente y reducirías los costos operativos.

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