Automatización de Gestión Documental con Make, Xodo y Airtable | Juan José Rodríguez

En un mundo cada vez más digitalizado, la gestión eficiente de documentos se ha convertido en un desafío para muchas empresas. Sin embargo, gracias a expertos como Juan José Rodríguez, es posible simplificar y automatizar este proceso, ahorrando tiempo y recursos valiosos.

Juan José, especialista en Inteligencia Artificial aplicada a empresas, nos muestra cómo integrar herramientas como Make, Xodo Sign y Airtable para optimizar la gestión documental. Con su enfoque innovador, las organizaciones pueden dar un salto cualitativo en su productividad y eficiencia.

Desafíos en la Gestión de Documentos Firmados Digitalmente

Muchas empresas enfrentan dificultades al manejar documentos que requieren firmas digitales. El proceso manual de subir archivos, esperar la firma del cliente y luego descargar y almacenar los documentos firmados puede ser tedioso y propenso a errores.

Además, la comunicación con los clientes para asegurarse de que los documentos sean firmados a tiempo puede ser un desafío adicional. Todo esto se traduce en una pérdida de productividad y un aumento en la carga de trabajo para los empleados.

Automatizando el Proceso con Make, Xodo Sign y Airtable

La solución propuesta por Juan José Rodríguez combina el poder de Make, Xodo Sign y Airtable para automatizar la gestión de documentos firmados digitalmente.

Primero, se crea un CRM personalizado en Airtable para almacenar todos los datos necesarios, reemplazando las múltiples hojas de Excel que se utilizaban anteriormente. Cada registro en Airtable incluye campos específicos para el correcto funcionamiento de la automatización.

Luego, se utiliza Xodo Sign para subir las plantillas de documentos y enviar notificaciones a los clientes para que los firmen. Aquí es donde entra en juego la automatización con Make.

Escuchando Correos Electrónicos y Extrayendo Datos

Make se configura para escuchar constantemente los correos electrónicos enviados desde la cuenta de Xodo Sign. Cuando se detecta un correo con un archivo adjunto, se extrae el código del documento del nombre del archivo utilizando variables predefinidas.

Una vez que se tiene el código del documento, se puede identificar de qué tipo de contrato se trata y a qué cliente pertenece. Además, se extrae el ID del registro correspondiente en Airtable.

Actualizando Airtable y Google Drive

Con el ID del registro y el tipo de documento identificado, se procede a subir el documento firmado a la carpeta correspondiente en Google Drive. La URL del archivo se guarda en un campo específico de Airtable y se actualiza el estado del documento a “firmado”.

De esta manera, se evita la necesidad de utilizar la API de pago de Xodo Sign y se mantiene todo el proceso dentro del plan gratuito o de bajo costo.

La automatización de la gestión de documentos firmados digitalmente utilizando Make, Xodo Sign y Airtable ofrece múltiples beneficios para las empresas:

1. Elimina la necesidad de estar pendiente de las notificaciones y el estado de firma de los documentos.
2. Ahorra tiempo al automatizar tareas como la descarga, subida y actualización de archivos y bases de datos.
3. Asegura que todos los datos estén siempre actualizados y en el lugar correcto.
4. Libera a los empleados de la carga mental y les permite enfocarse en tareas más importantes.

Implementar una solución de automatización como la presentada por Juan José Rodríguez puede transformar completamente la forma en que tu empresa maneja la gestión de documentos firmados digitalmente.

Imagina poder ahorrar horas de trabajo manual cada semana y tener la tranquilidad de que todos tus archivos están siempre organizados y actualizados. Con herramientas como Make, Xodo Sign y Airtable, esto es posible.