Automatiza ahora mismo Gmail y Google Sheets para un máximo rendimiento

Automatizar Gmail y Google Sheets

Agregar información de nuevos correos electrónicos entrantes a una hoja de cálculo de Google Sheets como una nueva fila.

Cada vez que reciba un nuevo correo electrónico, Integromat agregará automáticamente los datos seleccionados del correo electrónico a una nueva fila en una hoja de cálculo de Google Sheets.

Si te interesa optimizar el tiempo que le dedicas a una serie de tareas digitales, Integromat es la herramienta ideal que te permite diseñar y automatizar acciones de manera rápida y efectiva. Así que te invito a dominar esta potente herramienta, a través este tutorial de 30 días con Make (ex Integromat), donde aprenderás los principios básicos de la automatización, aplicada a una serie de escenarios diferentes.

Tutorial 30 días con Make (ex Integromat) – Día 1: Guardar mensajes de Gmail en una planilla de Google Sheets

En este tutorial de 30 días con Make (ex Integromat) vamos a empezar con una de las opciones más básicas de automatización. Se trata de llevar un registro organizado de la información de los correos electrónicos que llegan a nuestra dirección de email, a través de una planilla de Google Sheets.

La idea es hacerle un seguimiento a los correos que vamos a recibir dentro de una cuenta personal y vamos a guardar ciertos datos como la fecha, la dirección de correo y nombre de la persona que nos escribe, en una planilla de Google. Esto puede ser de gran utilidad para ciertas empresas, de modo que puedan llevar un proceso de gestión interna.

Pasos para crear el escenario automatizado con Integromat

Para crear este escenario serán necesarios dos módulos, uno donde se haga seguimiento al email, y otro con la configuración de la planilla de Google.

Lo primero que debes hacer es crear una carpeta en Google Drive, y guardar una planilla con los datos que se quieren obtener de los emails. En este caso estoy usando una planilla que tiene cuatro columnas, donde se agrupan datos como fecha, dirección de email, el nombre de la persona que envió el correo y el título del mismo.

La idea es completar estas cuatro columnas con la información de los nuevos emails que se reciban en el correo. Cada fila de la planilla se irá llenando con cada uno de los correos que vamos a estar recibiendo.

Una vez en la cuenta de Integromat, debemos hacer lo siguiente:

1. Creación del módulo de correo

• El trigger o módulo que da inicio a esta automatización va a ser el Email, con la acción de estar monitoreando la bandeja de entrada. Si no has hecho uso de este módulo anteriormente, deberás hacer la conexión con una cuenta de correo.

• Debes configurar el modulo de correo, para que observe la carpeta principal de entrada, específicamente los correos que aún no se han leído. Aunque tú puedes configurar la carpeta que desees monitorear en la sección de "Folder".

• También puedes agregar ciertos filtros para monitorear algunas características del correo; por ejemplo, el nombre de la persona, el título del correo o alguna frase que esté en el texto de esos correos. Aunque si no agregas ninguno no pasa nada.

• En la parte inferior debes configurar que el número máximo de resultados por ciclo sea de 1, para que registre 1 correo por cada línea de tu planilla.

• El siguiente paso es indicar a partir de cuando el sistema va a estar monitoreando estas acciones. Puedes programar que inicie desde este momento, aunque también tienes la opción de programar cierta fecha en el futuro, o todos los correos existentes en tu bandeja.

• En el calendario del módulo inicial viene marcado por defecto que el intervalo de repetición del escenario se realice cada 15 minutos, de modo que va a estar chequeando si hay nuevos correos. Puedes poner menos tiempo si tu plan contratado de Integromat lo permite.

2. Modulo de la planilla

• Lo primero que debes hacer es agregar el siguiente módulo, seleccionando el icono de planilla de Google Sheets, con la acción de "Agregar una fila". Desplázalo junto al primer módulo para que se puedan conectar.

• Ahora debes seleccionar la planilla que has creado previamente en tu Google drive, en la cual se va a agregar la información de los correos que Integromat estará monitoreando. Si no tienes conectada una cuenta de Google Drive, deberás agregarla en la sección de "Conexión".

• Una vez que has cargado la planilla, empezarán a desglosarse los elementos que la conforman. Debes indicar la hoja del documento sobre la cual vas a trabajar, que por defecto en la "Hoja 1".

• Enseguida verás las diferentes columnas que conforman la planilla, con el título que le has colocado a cada una de ellas, donde deberás ir indicando los valores que corresponden. Por ejemplo, en la primera columna destinada a "fecha", debes seleccionar el parámetro "date". En dirección debes marcar la opción "sender email address"; en nombre "sender name" y en título "subject".

• Presiona "Ok" para finalizar el proceso de creación del modulo secundario.

3. Comprobando el funcionamiento del escenario con Integromat

• Una vez tienes configurado el escenario, se podrá hacer una prueba para verificar que todo esté funcionando correctamente. Para ello debes enviar un correo electrónico a la dirección que se está monitoreando mediante Integromat y esperar que el escenario se ejecute automáticamente.

• Si revisas la planilla, justamente verás que ahí están cada uno de los campos que hemos configurado. Por lo tanto, cada correo que vayas recibiendo se va a ir guardando en una nueva fila de la planilla.

4. Activar el escenario entre el Gmail y Google sheets en Integromat

• Para dejar activo el escenario que acabamos de crear, debes presionar el botón de "ON" y posteriormente "Guardar".

• De esta manera habrás podido crear un escenario automatizado, integrando la información de tu bandeja de entrada de Gmail con una base de datos en una planilla de Google Sheets, gracias a Integromat.

Día 1 Tutorial Make (ex Integromat) Guardar mensajes de Gmail en Google Sheets con Integromat