Aproveche al máximo Google Calendar con estos consejos de automatización de Make

La agenda de trabajo diaria puede llegar a ser bastante ocupada en ciertas ocasiones, por lo que mantener una estructura ordenada de las citas y reuniones es fundamental para que puedas cumplir con todas tus obligaciones, a la vez que les proporcionas una atención adecuada a tus clientes.

Google Calendar es una excelente herramienta de gestión para que puedas llevar un registro ordenado de las citas que tienes pendientes, pero sus funciones se pueden ver optimizadas si consideras el uso de Make para automatizar ciertos procesos, y que puedas obtener una experiencia aún más completa para cumplir con todas tus obligaciones.

Si está buscando formas de automatizar su vida y liberar algo de tiempo, la integración de Make con su Google Calendar es un maravilloso lugar para comenzar. Hay algunas automatizaciones diferentes que puede configurar, todas las cuales pueden ahorrarle tiempo y energía a largo plazo.

En este caso te explicaré diversos casos de automatizar tareas repetitivas que puedes hacer por medio del empleo de Make, al integrarlo con el calendario Google Workspace.

Programación automática de eventos o citas

No cabe duda que la función principal de un calendario es mantenerte informado sobre los eventos y reuniones que tienes programados, para poder asistir a la cita puntualmente. Pero crear todos estos registros de forma manual puede llegar a consumir mucho tiempo.

Precisamente para evitar dicha situación es que puedes utilizar Make, de manera que se creen las citas o eventos de manera automática cada vez que alguien te invite a una reunión. Por lo tanto, puedes integrar Zoom, Calendy o cualquier otra aplicación para hacer reuniones y videollamadas, para que se apunten en tu calendario de Google los eventos que tengas programados en estas plataformas.

Así no tendrás que agregar cada uno de estos eventos, sino que se podrán apuntar de forma automática sin que pierdas demasiado tiempo en la gestión.

Recordatorios de eventos o reuniones

Llevar un registro organizado de tus citas no es suficiente, si olvidas asistir puntualmente al evento; es por ello que las notificaciones forman parte importante de esta cadena de gestión. Si bien es cierto que Google Calendar tiene su propio sistema de alertas, es posible que pases por alto la notificación si no sueles verificar tu bandeja de entrada de correo electrónico.

Así que puedes programar ciertas automatizaciones con Make, para que puedas recibir notificaciones en Slack, Telegram o cualquier otro canal de comunicación que uses con bastante frecuencia.

Estas notificaciones no solo tendrán la función de avisarte a ti sobre los eventos que tienes programados para el próximo día o las próximas horas; sino que también serán de utilidad para notificarles a tus clientes o demás invitados a la reunión, de manera que asegures que todos puedan asistir puntualmente a la cita.

Crear tareas en tus tableros o aplicaciones de gestión de flujo de trabajo

Las reuniones y citas requieren de un valioso tiempo que debes disponer en tu agenda de trabajo. Es por ello que estas deben considerarse como parte de las tareas que debes hacer en tu día de trabajo, y es importante agendar ese tiempo dentro de las aplicaciones de gestión y flujo de tareas que utilizas frecuentemente.

Puedes automatizar procesos con el calendario Google y uno de ellos es crear una automatización de Make, para que cada vez que se programe una cita en tu cuenta de Google Calendar se cree una tarea en Trello, Notion o incluso en una hoja de cálculo donde lleves la gestión de proyectos o flujos de trabajo.

Administrar diversos calendarios en simultáneo

Es posible que utilices diversas cuentas de Google para tus diferentes negocios, o que administres las cuentas de algún cliente; y, por tanto, cuando vas a programar citas puede ser difícil tener la certeza de que se está haciendo una correcta selección de la cuenta.

Por medio del uso de Make, puedes lograr que se agreguen las distintas reuniones o eventos en los distintos calendarios , para que no tengas complicaciones a la hora de gestionar diversas cuentas.

También es posible hacer una integración de los diversos calendarios que uses frecuentemente, para asegurarte de que ninguna de las citas coincida con otro evento. De modo que se pueden agregar de forma automática las citas de otros calendarios en tu cuenta de Google Calendar, y así podrás ver todo en un solo lugar.

Integra cualquier app a tu calendario de Google

Si bien es cierto que en la actualidad son muchas las aplicaciones que se incluyen en las plataformas de integración como Make, existen algunos programas que aún no cuentan con esta facilidad. Sin embargo, puedes integrar prácticamente cualquier tipo de app por medio del empleo de webhooks , que te ayudarán a hacer el enlace entre el programa y tu cuenta de Google Calendar.

Así no tendrás ningún tipo de restricción y podrás utilizar tus programas como de costumbre, con la certeza de que todas tus citas y reuniones estarán programadas en tu calendario de confianza.

Automatizar tareas tu vida con Make y Google Calendar

En conclusión, automatizar su vida con la integración de Make con Google Calendar es una excelente manera de liberar algo de tiempo. Puede usar este tiempo adicional para hacer cosas que disfruta, pasar tiempo con familiares y amigos, o avanzar en proyectos laborales o escolares. Asi que, por que no intentarlo?