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4 formas de automatizar Google Calendar para dueños de negocios

4 formas de automatizar Google Calendar para dueños de negocios

Para muchos usuarios, Google Calendar es una de las aplicaciones de este gigante digital que pasa desapercibido. En el mundo empresarial y los negocios, logra ser altamente aprovechado, si se maneja de manera correcta. Después de todo, no se limita a ofrecer un simple calendario, sino que añade algunas herramientas realmente interesantes.

Parece que lo más destacable de esta aplicación, gira en torno a sus capacidades de integración. Y, en efecto, es posible aprovechar el calendario Google desde un Workspace, desde el que tú y tu equipo de trabajo contarán con las virtudes de una buena planificación.

No todo es color de rosas, ya que existen algunas plataformas más allá de las ofrecidas por Google, con las que seguramente te gustará integrar Google Calendar. De esta forma, podremos aprovechar la automatización que ofrecen algunas herramientas, agilizando todos nuestros procesos.

En esta oportunidad, te explicaremos como optimizar el uso de esta aplicación, con algunos métodos para automatizar el calendario Google. Así podremos aumentar la productividad de nuestro negocio, reduciendo el tiempo de planificación, mientras nos enfocamos en otros aspectos importantes.

¿Para qué automatizar tu calendario de Google con Make (ex Integromat)?

En un principio, esta aplicación cuenta con una serie de herramientas muy útiles, pero algo complejas de manejar. Aunque es posible hacerlo con poca experiencia, resulta poco práctico tener que crear eventos de manera manual, especialmente para tareas o reuniones que tendrán lugar en otra plataforma.

La idea de contar con una aplicación tan completa y fácil de integrar como Google Calendar, consiste en facilitarnos el trabajo. Esto se pierde cuando debemos ejecutar acciones por nuestra cuenta cada vez.

Con la automatización de Google Calendar con Make (ex Integromat), podemos simplificar el flujo de trabajo e incluso aprovechar la naturaleza cronométrica de la herramienta para establecer tareas en tiempos específicos.

Como resultado, se verá aumentará la productividad del equipo de trabajo, mientras reducimos la carga laboral. Si eres un dueño de negocio y quieres saber cómo automatizar tareas repetitivas de tu calendario Google , te invitamos a seguir leyendo.

¿Cómo crear un evento en Google Calendar desde Trello con Make (ex Integromat)?

Cuando hablamos de optimización, no podemos evitar mencionar a Trello, una de las plataformas de gestió n de tareas más usadas actualmente. Desde esta herramienta visual es posible aprovechar la opción de crear eventos dentro de Google Calendar. Para ello, utilizaremos Integromat, con el fin de asignar tareas y automatizar el proceso.

Lo primero que haremos será crear una lista en el tablero de Trello, donde añadiremos una tarjeta con una fecha límite de culminación. En esta ocasión, la fecha estará determinada por un evento creado en tu calendario de Google.

Acto siguiente, crearemos un nuevo escenario en Make (ex Integromat), compuesto por las aplicaciones de Trello y Google Calendar. Es importante que el módulo que dé inicio a la secuencia sea "Watch Cards" en Trello. La acción del siguiente módulo será "Get a Card", lo cual es sencillo, ya que tiene la información del módulo anterior.

Posteriormente, configuraremos un módulo de Google Calendar para crear un evento. Puedes asignar automáticamente el nombre, señalando el título de la tarjeta previa.

¿Deseas ahorrar tiempo?, usa esta planilla ya creada.

Asimismo, también es posible asignar una fecha de culminación automática, pero puedes ver nuestro videotutorial para saber más al respecto.

Publicar eventos de Google Calendar en Telegram

Las redes sociales son un prolífico medio para compartir información, siendo Telegram una opción increíble, gracias a su extensa cantidad de funciones. En este caso, conectaremos nuestro Google Calendar con esta aplicación, con la intención de publicar cierta información en nuestros canales de Telegram de forma automática.

Como hicimos anteriormente, comenzaremos creando un nuevo escenario en Integromat. Sin embargo, ahora solo lo integraremos con Google Calendar y Telegram. Asimismo, el módulo que dará inicio a la secuencia consistirá en mirar eventos en el calendario, donde seleccionaremos la opción de "By Create Date".

Después, crearemos un segundo módulo, pero ahora de Telegram, con la función de enviar un mensaje de texto o reenviar. En cuanto al contenido del mensaje, señalaremos los datos de "Created", "Start" y "Description". Con esa información basta, aunque puedes añadir más, seleccionando otros detalles del módulo anterior.

Ahorra tiempo, te comparto la plantilla lista para usar.

A diferencia de otros escenarios, podemos automatizar Google Calendar y Telegram con Integromat con solo dos módulos y de manera sencilla con ayuda de este tutorial.

Publicar eventos del calendario de Google programados para mañana en Slack

Volviendo a las aplicaciones de mensajería, tenemos a Slack. Esta herramienta enfocada en los dueños de negocios y empresas, gerentes, supervisores y más, se encarga de conectar a los usuarios, para que trabajen como un equipo. Además, es posible automatizar tareas repetitivas de Google Calendar para poder publicar eventos, como te mostraremos a continuación.

Inicialmente, entraremos en Make (ex Integromat) y crearemos un escenario. El primer módulo será de Google Calendar, donde deberemos conectar Google y luego seleccionaremos la acción "Watch Events", para programarlo apenas se cumpla la fecha estimada.

Lo siguiente será crear un segundo módulo, pero ahora de Slack. Seleccionaremos la acción de crear un mensaje, el cual se enviará a los integrantes del equipo dentro de la plataforma, cuando se cumplan las condiciones. El contenido del mensaje puedes redactarlo de manera manual; sin embargo, lo ideal es automatizar Slack para que tome información del módulo anterior.

Esto incluirá fecha de inicio y finalización, nombre del evento, creador del evento y la descripción del mismo. Recuerda que para automatizar Google Calendar y Slack , es necesario vincular tus cuentas en Integromat.

De cualquier forma, es posible descargar la plantilla desde aquí.

Enviar correos electrónicos desde Gmail para nuevos eventos de Google Calendar

Una de las funciones más comunes de Google Calendar consiste en el envío de los eventos mensuales al correo vinculado. Como usuario, es probable que quieras enviar parte de esta información al resto de tu equipo. Para ello, basta con automatizar tareas de Google Calendar con Integromat.

Nuevamente, entramos a la aplicación de escenarios y crearemos un primer módulo vinculado a Google Calendar. El mismo detonará con la acción "Watch Events", a la cual podemos añadir algunos detalles sobre el evento, como la fecha, la descripción y el creador del mismo.

Lo siguiente será crear un segundo módulo, pero de herramientas o "Tools". Esto se hace para añadir texto al reenvío de nuestros eventos, es decir, para anexar información adicional útil para el resto del equipo.

Finalmente, crearemos un módulo vinculado a nuestro correo electrónico Gmail, con la acción "Send an email". Recuerda incluir información como los contactos a los que quieres enviar el correo. También puedes descargar él template desde aquí y simplemente completarlo con tus datos.

El calendario de Google es una excelente herramienta, pero podemos sacarle un mayor provecho a partir de Integromat. Si quieres conocer otras formas de automatizar procesos de Google Calendar en distintas plataformas, no dudes en visitar el resto de nuestro contenido en nuestro canal de YouTube.

Sobre mí Francisco de Brito Fontes
Francisco de Brito Fontes
Consultor, especializado en Marketing y Automatización de procesos con Make (ex Integromat). Lee más
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