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Aprende como automatizar Google Drive con Make

Aprende como automatizar Google Drive con Make

Google Drive se ha convertido en una herramienta poderosa para el mundo digital. Un recurso para el almacenamiento de datos en la nube, donde dispones de interesantes prestaciones.

Guardar, editar y compartir son sus tres funciones principales. Además de esto, dispones de verdadero control sobre tus documentos, gracias a las medidas de seguridad y las opciones de acceso disponibles.

Pero las libertades que ofrece pueden jugarnos una mala pasada. Esto sucede cuando comenzamos a acumular archivos, hojas, formularios, fotos y carpetas que dejamos en el olvido. Simplemente, pensar en recuperar el orden es un verdadero desafío.

Sin embargo, aún es posible rescatarlo e incluso optimizar, si tan solo te propones y eres capaz de automatizar tareas con Google Drive. Aumenta tu productividad y construye tus propias opciones de automatización con los escenarios de Make que te permitirán ahorrar tiempo.

¿Para qué automatizar Google Drive?

En ocasiones, tal como sucedía en el mundo físico con una de tus gavetas, tu Drive termina lleno de archivos, documentos y recursos muy difíciles de aprovechar.

Una de las razones para automatizar Google Drive, es la de ejecutar acciones en lote sobre archivos. Configurar un flujo de trabajo para publicar tus contenidos, o simplemente reorganizar información de interés.

El resultado esperado, una bandeja de correo más limpia, carpetas organizadas, redes sociales al día. Tu equipo recibe lo que necesita y facilita el trabajo colaborativo.

¿Quieres saber cómo? Presta atención a estos consejos y aprende en detalle 4 formas de automatizar Google Drive usando las plantillas de Make.

Enviar a Telegram archivos desde Google Drive

El trabajo colaborativo está en su máxima expresión. Por lo cual, plataformas como Telegram y el resto de las redes sociales, es un excelente lugar para compartir información.

Subir cualquier tipo de archivos en un canal de Telegram, es una actividad expedita. Pero, cuando el flujo de trabajo requiere una constante revisión, es necesaria una automatización.

¿Automatizar qué? La escucha de cualquier carpeta de Google Drive, en busca de nuevos archivos. Descargarlos y enviarlos de manera automática a tu canal, y esto es posible con las opciones de automatización de Make.

Aprende a conectar Google Drive con Make para enviar nuevos archivos de forma automática a un canal de Telegram. Si lo quieres más simple, obtén tu plantilla lista para usar para esta automatización y sigue las instrucciones paso a paso.

Para esto, requerirás configurar tu canal de Telegram, disponer de las credenciales de Google Drive y seleccionar la carpeta de archivos que desees escuchar. Si quieres saber cómo se hace, no te pierdas la explicación práctica y detallada que te dejo en este video.

Guardar en Google Drive archivos adjuntos Gmail

La información que llega a nuestra cuenta de Gmail por lo general es importante. Determinadas veces, está relacionada con una actividad en particular, y pasamos mucho tiempo revisando los correos que se ajustan a esa tarea específica.

Mantener en orden una cuenta de correo implica tener a mano lo indispensable, y al mismo tiempo disponer de lo menos necesario siempre accesible.

Por esto, automatizar Google Drive para que reciba archivos adjuntos de Gmail sin que tengamos que revisar por nosotros mismos, puede ser más que conveniente.

Otro detalle interesante es la posibilidad de incorporar filtros. Bien sea filtrando por archivos adjuntos, el asunto o incluso una dirección de correo electrónico válida.

Supongamos que tu equipo de trabajo, donde hay 50 personas o más, envía reportes semanales de sus avances en un proyecto. Imagina tener que abrir cada mail, descargar el adjunto y subirlo a tu Drive. Seguro tomará demasiado tiempo y esfuerzo.

¿No sería genial que pudieras disponer de esos informes automáticamente en tu Drive? Hazlo fácil, automatizando con Make la identificación, descarga y almacenamiento. Entérate cómo puedes lograrlo con los sencillos pasos del siguiente videotutorial.

Usa esta plantilla de automatización para Make, y ahorra tiempo en tus tareas de organización.

Guardar archivos de Telegram en Google Drive

En el caso de requerir la transferencia de archivos desde Telegram, Make también ofrece un escenario de automatización. Que aparte de eficiente es bastante simple de implementar.

La utilidad de automatizar archivos Google Drive y Telegram, se aprecia principalmente a la hora de recopilar información proveniente de un grupo de suscriptores o contactos.

En este sentido, el disparador de este escenario parte de la escucha de Telegram. Donde además se pueden incorporar filtros, para detectar únicamente los mensajes con archivos adjuntos.

El paso siguiente es la descarga de estos archivos adjuntos que se enviarán a Google Drive. La configuración de cada módulo, así como su conexión, es muy sencilla. Tal como puedes apreciar en el ejemplo práctico del video.

La incorporación de otro tipo de filtros o condiciones también es posible con las opciones de Make. Prueba este template de automatización envía tu consulta o comentario y suscríbete ahora para disfrutar de otros recursos de automatización.

Guardar adjuntos de Email en Google Drive

Cuando el crecimiento de tu empresa y el éxito de tus campañas se comienzan a notar, encontrar los archivos adjuntos en tu bandeja de correos puede ser una tarea complicada. Aun así, siempre será necesario recuperar la información.

Grandes desafíos, requieren soluciones prácticas y simples para la gestión de datos. Razón por la cual es recomendable automatizar. En este caso, para guardar adjuntos de email en tu unidad o cualquier carpeta de Google Drive.

¿Qué ofrece Make? Tal como verás en este video, cada vez que recibes un correo electrónico con datos adjuntos en tu cuenta de Gmail, se ejecuta una acción específica para enviarlo a la ubicación que desees en Google Drive.

Encuentra una explicación sencilla con ejemplos intuitivos. Aprende paso a paso el procedimiento de configuración, y obtén la plantilla de este escenario. Aumenta tu productividad y saca el mayor provecho a las ventajas de Google Drive con Make.

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Sobre mí Francisco de Brito Fontes
Francisco de Brito Fontes
Consultor, especializado en Marketing y Automatización de procesos con Make (ex Integromat). Lee más

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