¿Cómo recibir a un lead dentro de Make de una campaña de generación de Leads?

En este primer escenario de la serie de pasos para automatizar WhatsApp business por medio de Make (ex Integromat) para la gestión de leads, te voy a explicar cómo recibir clientes potenciales desde distintos canales, para posteriormente guardar toda la información resultante en una planilla de Google.

¿Cómo funciona la automatización de WhatsApp creada con Make?

En este caso se ha configurado un formulario desde un blog, que será el que activará el funcionamiento del sistema de automatización con tu WhatsApp. En este punto se pueden utilizar distintos módulos de inicio , según sea el medio que se esté utilizado para captar al lead, como pueden ser WordPress, Netlify, Facebook…

Recuerda que este escenario lo puedes descargar al dirigirte a la descripción del video ¿Cómo recibir a un lead dentro de Make de una campaña de generación de Leads?, que está disponible en mi canal de YouTube “Automatiza con Make (ex Integromat)”.

Para probar el funcionamiento del escenario, puedes llenar el formulario que está en la sección de contacto de blog.consultoriaweb.cl/contact, el cual activará de forma automática el sistema.

Módulo de la planilla de Google

Con todos los datos que se obtengan desde el formulario que se ha vinculado en el primer módulo, se irá llenando una planilla de Google que almacenará información como:

• Fecha de recepción.
• Medio desde donde se está captando el lead.
• Datos del lead: Nombre, apellido, email, número de teléfono.
• Datos de la interacción como: Fecha de envío del mensaje, estatus, primera respuesta del lead…

Para ello es necesario vincular la planilla con tu cuenta de Google, y mapear cada uno de los campos con las casillas del módulo 1 donde se recogerá la información del mensaje.

Router # 1

Una vez se almacena la información del lead en la planilla de Google, es necesario hacer algunas verificaciones para poder continuar con la interacción. Para ello, lo primero es configurar un router que valide si el usuario ha ingresado un número de teléfono para poder hacer la interacción. Esto genera dos rutas:

• Si no existe: Se registra la información válida en la base de datos de “Data Store” (nombre, apellido, email…) y se procede a actualizar la planilla de Google para reflejar el error, indicando que el lead no ha dejado número de teléfono. Si esto sucede, en este punto se termina el escenario.
• Si existe: el número de teléfono se procederá a consultar en la base de datos para saber si ya se ha registrado previamente mediante un módulo de Data Store con la acción de “Chequear la existencia de un registro”, y posteriormente se agregará el formato correcto del número por medio de un módulo de “phone number”.

Router #2

Para poder validar que el mensaje pueda ser enviado correctamente, se debe verificar que el número telefónico que se ha registrado sea un número válido. Para ello se usa un módulo de router, donde se pueden generar dos rutas más:

• Si el número de teléfono no es válido: se hace el registro en la base de datos de Make, se agrega el contacto en Google Contact (sin el número de teléfono, ya que es inválido), y se registra el error en la planilla de Google mediante una actualización de la casilla de validación en la hoja de Google Sheets.
• Si el número de teléfono es válido: continúa el escenario de manera normal.

Módulo Data Store

Si el número de teléfono es válido, el escenario continúa con el registro de la información en la base de datos de Make. Para ello se usa un módulo de Data Store, con la acción de “Agregar o reemplazar un contacto”. De este modo, si el contacto ya existe, solo se actualizará la nueva información, pero si es un nuevo lead, se hará todo el registro de su información personal como nombre, apellido, número de teléfono, email…

Módulo de Google Contact

Lo siguiente que se debe configurar es un módulo de Google Contact con la acción de “Crear un contacto”, con la finalidad de agregar los datos del lead en la libreta de contactos de Google.

Módulo de Google Sheets

Una vez que se ha registrado la información, es necesario enlazar los datos de este lead con la planilla de Google que se configuró en el segundo módulo. Para ello se va a utilizar el código o “Key” que se le asigna al contacto cuando se guarda en la base de datos del Data Store.

Es por ello que se debe agregar este nuevo módulo con la acción de “Actualizar una celda”, y allí se debe registrar la nueva información con el código de identificación del lead.

Módulo HTTP

Este escenario termina con una llamada al siguiente escenario , que será el encargado de enviar el mensaje al lead. Por lo tanto, el paso final de este escenario es agregar un módulo HTTP con la acción de “Make a request”.

Cuando este módulo se active, le indicará al segundo escenario que debe iniciarse, y se le enviará la información del contacto que se debe atender por medio del parámetro “key” que es el identificador del contacto.

De esta manera se estarán registrando los contactos dentro de la base de datos de Make, para preparar la información necesaria para poder crear posteriormente los mensajes que se enviarán de forma automática.