Automatizar Monday con Make para optimizar tu gestión de tareas y proyectos

El rendimiento empresarial ha aumentado muchísimo con los años, pero no necesariamente a causa de una mayor exigencia del equipo de trabajo. Motivado por las herramientas de automatización, ahora es posible hacer más, por mucho menos.

Sigue leyendo y conoce como automatizar Monday con Make, para que todos los propietarios de pequeñas y medianas empresas, puedan catapultar su crecimiento de forma orgánica y adecuada.

Introducción a la automatización de tareas en las pymes

Según los datos conseguidos por una encuesta realizada por la compañía Gallup en 2005, la mayoría de los propietarios de pymes pueden llegar a trabajar más de 50 horas a la semana. De hecho, casi un 40 % superan las 60 horas, sin mencionar que el 86 % ocupan los fines de semana en asuntos empresariales. En la actualidad, estos números no han hecho más que aumentar.

Los expertos en inteligencia en informática, señalan que la automatización es un escalón obligatorio para la evolución de las empresas. Con este cambio, se espera que los propietarios liberen hasta 3 horas de trabajo al día.

Para hacernos una idea de cómo la automatización de tareas puede beneficiar a las pymes, mencionaremos algunos de los procesos que podemos agilizar de esta manera:

• Envío de correos electrónicos.
• Pago de facturas.
• Cálculo, pago y generación de nóminas.
• Gestión de tareas repetitivas.
• Análisis y métricas sobre el tráfico web y ventas.

¿Qué es Monday y cómo funciona?

Entre las herramientas destinadas a la gestión de proyectos y trabajo remoto, destaca Monday. Se trata de una aplicación con la que podemos acelerar la mayoría de los procesos empresariales sin la necesidad de una gran inversión, mientras organizamos las tareas y funciones del equipo de una forma más ordenada.

Lo interesante de esta herramienta, gira en torno a la unificación de la información, por medio de un sistema que funciona a través de la nube. De esta manera, todos los integrantes del equipo podrán acceder a la planificación, archivos y modelos de trabajo, desde un mismo lugar.

Dicho de otro modo, Monday funciona como una especie de hoja de cálculo que cuenta con funciones que nos permitirán dar a conocer las tareas del equipo en tiempo real. Para sacarle el máximo provecho, podemos automatizar Monday con Make, como veremos más adelante.

¿Qué es Make y cómo funciona?

A estas alturas, la mayoría de los propietarios ya han escuchado sobre Make y las forma en que puede facilitar el trabajo, gracias a la automatización. Luego de varias actualizaciones, se ha convertido en una plataforma de integración desde la que podemos generar flujos de trabajo efectivos, en solo unos pocos minutos.

Nos encontramos con una herramienta sumamente útil para tareas repetitivas y sencillas. E incluso, es posible componer una serie de módulos que se encarguen de tareas complejas, aunque eso dependerá de la habilidad de nuestro equipo de trabajo.

Ejemplos de tareas que se pueden automatizar con Make ver esta web

• Elaborar/actualizar filas en hojas de cálculo de Google Sheet

Una de las plantillas mejor aprovechadas, ya que busca elementos actualizados periódicamente y los sincroniza con una hoja de cálculo. Incluso puede crear nuevas filas o actualiza las ya existentes.

• Genera items en Monday desde Slack Messages

Por medio de esta plantilla, es posible crear nuevos elementos cada cierto tiempo, una vez recibas mensajes de usuarios a través de Slack.

• Envía mensajes al correo electrónico a los nuevos usuarios

Cada vez que alguien se registre en la cuenta Monday, Make enviará automáticamente mensajes al correo electrónico de los nuevos usuarios. Entre las opciones, destaca Outlook.

¿Cómo integrar Monday y Make para automatizar tareas de manera eficiente?

• Abre la pestaña de “Escenarios”.
• Selecciona la aplicación que quieres automatizar. En esta ocasión, vamos a automatizar Monday con Make.
• Determina una “Acción desencadenante”. También puedes usar una de las plantillas populares de Make.
• Tendrás que componer un flujo de trabajo a través de módulos y acciones desencadenantes. Esto puede variar dependiendo del proceso en cuestión.
• Detalla los criterios de activación de los módulos.
• No olvides probar el flujo de trabajo que acabas de estructurar varias veces antes de ponerlo en marcha.
• Puedes probar y jugar con distintos flujos de trabajo para aprender más sobre Make antes de sacarle su máximo potencial.

Ventajas de utilizar Monday y Make para la automatización de tareas en las pymes

Aunque contar con una herramienta que facilite el flujo de trabajo ofrece beneficios, es necesario conocer los aspectos más destacables, antes de inclinarse por una aplicación. Es por eso que profundizaremos acerca de las ventajas y desventajas que supone automatizar Monday con Make. Esto abarca algunos de los aspectos positivos y negativos que cada uno tiene de modo individual.

• Es posible monitorear a los miembros del equipo a distancia.
• Monday cuenta con herramientas colaborativas que pueden adaptarse distintas situaciones.
• Puedes realizar aplicaciones y flujos de trabajo personalizables y totalmente automatizadas.
• Ofrece análisis e informes del rendimiento empresarial.
• Gran adaptabilidad con otras herramientas de automatización.
• Automatizar Monday con Make nos permitirá disfrutar de las ventajas de crear aplicaciones, ahorrando tiempo y esfuerzo con los flujos de trabajo.
• Es posible gestionar un mayor volumen de trabajo.
• Los errores se reducen significativamente.

¿Cómo elegir la herramienta adecuada para automatizar tareas en la pyme?

Ahora que sabemos cómo automatizar Monday con Make, es momento de aprender a cómo elegir otras aplicaciones de este tipo.

Lo cierto es que la cantidad de herramientas de automatización que podemos encontrar en la actualidad puede resultar abrumante. Antes de continuar, debemos tener claro que no existe algo como “la mejor herramienta”, sino la más adecuada para nuestra empresa. En ese sentido, lo ideal es inclinarse por la opción que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Para poder elegir una herramienta de automatización de tareas, te daremos ciertos consejos que te serán de utilidad.

• Identifica las características de tu proyecto.
• Evalúa la habilidad técnica de tu equipo de pruebas.
• Considera el presupuesto del proyecto.
• Compara el tipo de herramientas de automatización disponibles.
• Prueba y cambia hasta dar con la que mejor se ajuste a tus necesidades.
• Investiga sobre las funciones que ofrece la herramienta y aprende a utilizarla.

Conclusión y perspectivas futuras

Como nota adicional, debemos mencionar que la automatización es idónea para tareas y procesos repetitivos que pueden ocuparnos mucho tiempo a largo plazo. Sin embargo, existen algunas excepciones que es preferible abordar personalmente, en especial si son clientes o situaciones delicadas.

Dicho de otro modo, sin importar como automaticemos nuestro negocio, debemos estar al tanto de todo lo que sucede. Establecer recordatorios y alertas, de otro modo, puede terminar en un desastre, sin que nos enteremos.

Llegados a este punto, podemos ver que la automatización de las pequeñas y medianas empresas se traducen en un movimiento lleno de beneficios. Después de todo, el tiempo es un recurso que puede ser aprovechado de otras maneras, incluyendo el crecimiento de tu negocio. Automatizar Monday con Make es una excelente forma de comenzar la evolución de las pymes.