Lista de procesos que puedes empezar a automatizar en tu negocio hoy mismo!!

Desde hace unos cuantos años, seguramente has escuchado hablar sobre la automatización de los negocios a través de la tecnología, para facilitar los procesos básicos de la empresa.

Pero, este proceso va más allá, ya que puede generar una oportunidad única en el crecimiento y éxito de tu negocio, dejando a un lado el tamaño y rama laboral en que se ubique. A continuación, encontrarás más datos sobre el tema.

No confundir digitalización con automatización

A pesar de que muchas personas relacionan estos términos como uno, en realidad son conceptos fundamentales para lograr una ventaja competitiva importante en el mercado comercial. Por lo que cada uno, son similares en teoría, pero completamente distintos en la práctica.

Cuando hablamos de digitalización, nos referimos al proceso de transformar cualquier cosa que esté en papel, a un formato digital que pueda ser leído a través de un ordenador o dispositivo tecnológico.

Por ejemplo, pasar o transcribir cada uno de los datos médicos de un paciente a un formato digital, generando un historial médico digitalizado.

Por otro lado, el automatizar procesos, emplea distintos software o dispositivos para agilizar procesos que realiza un negocio, sin necesidad de que intervenga una persona. Así como también ayuda al negocio, a posicionarse dentro del mercado competitivo de hoy en día.

Teniendo en cuenta cada uno de sus conceptos, podemos observar su diferencia e importancia entre sí, ya que, para poder automatizar algunos procesos, es necesario digitalizar la información.

Lista de los 5 procesos de negocios que puedes automatizar

Una de las grandes ventajas que posee la automatización de procesos, es el hecho de poder llevar a cabo las tareas, sin incrementar la mano de obra. Pero, no todos los procesos pueden ser automatizados, entre los cinco más importantes se encuentran:

1. Automatización de procesos de negocio en recursos humanos

Utiliza la tecnología para automatizar tareas repetitivas, en procesos rápidos que eliminan cualquier error humano, incrementando la productividad y eficiencia. Algunos de los procesos que se pueden automatizar en recursos humanos, son:

• Selecciona de personal capacitado: un software establece distintos criterios o aspectos que deberá cumplir cada uno de los interesados, pudiendo facilitar la selección del mejor candidato.
• Capacitación: podrá gestionar una sala o plataforma digital, para la formación educativa de los empleados, incrementando sus capacidades laborales.
• Estadísticas de ausencia y solicitud de vacaciones: facilita considerablemente esta tarea, ya que cada uno de los empleados podrán realizar la solicitud de sus vacaciones por medio de una plataforma digital, así como también informar de cualquier ausencia que tenga, generando automáticamente un calendario personal.
• Automatización de la nómina: la nómina es una de las tareas que conlleva mucho tiempo en su elaboración, por lo que, automatizando las características laborales de cada empleado, disminuye cualquier problema adicional en el proceso.

2. Automatización en Finanzas y Contabilidad

Son muchos los beneficios que existen en la automatización de las finanzas y contabilidad de un negocio, ya que minimiza los riesgos o errores que se puedan generar, a través de informes y un enfoque proactivo único. En este caso se puede emplear:

• Recolección de datos presentes en correos electrónicos u otros formatos de almacenamiento.
• Informes detallados.
• Soporte de pedidos.
• Corrección y validación de información.
• Distribución de distintos documentos.
• Abono de dinero en las cuentas bancarias.

3. Automatización de procesos en atención al cliente

Suele utilizarse software o programas para analizar y mejorar cada uno de los procesos relacionados con la atención del cliente, incrementando la productividad y disminuyendo la ineficiencia.

Sin importar la cantidad de empleados que posea la empresa, la idea fundamental de esta automatización es que el negocio pueda escalar dentro del mercado, sin necesidad de incrementar los recursos humanos. Algunos de estos aspectos que se pueden automatizar son:

• Gestionar las consultas, reservas o cancelaciones en menos tiempo, con ayuda de un sistema de autogestión telefónica o correo electrónico.
• Reclamos y sugerencias: es quizás uno de los aspectos más importantes que se puede automatizar, pudiendo respetar un horario mientras el sistema clasifica las quejas, ideas, reclamos o sugerencia que los clientes puedan tener sobre el servicio.
• Encuestas: no solo permiten conocer la opinión de cada cliente sobre el negocio, sino que también ayudará a mejorar o combatir los problemas que se pueden estar presentando.

4. Automatizar procesos comerciales

En este caso, automatizar los procesos de ventas, la gestión de documentos y todos aquellos aspectos relacionados estrechamente con la gestión de procesos, son solo algunos a las aplicaciones que se pueden automatizar en un negocio para disminuir el tiempo laboral de los empleados, reducir considerablemente los errores humanos y promover las leyes y normas de la empresa.

Conclusión

Poder superar las expectativas de los clientes y posicionarse entre los negocios más competitivos del mundo, son dos de las metas que se pueden alcanzar aplicando la automatización de los procesos en nuestro negocio.

Disminuir los gastos por manos de obra innecesaria, gestionar los tiempos y facilitar algunas tareas repetitivas, son solo algunas de las ventajas que otorga este proceso.

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