Simplifica los procesos RRHH al automatizarlos con Make (ex Integromat)

Los departamentos de recursos humanos suelen estar caracterizados por realizar una cantidad de tareas repetitivas pero necesarias, que son de gran importancia para el desenvolvimiento de cada empresa.

En las empresas pequeñas, probablemente un departamento de recursos humanos conformado por un pequeño grupo de personas puede resolver efectivamente las acciones necesarias. Pero cuando se presentan empresas de gran envergadura que deben manejar un gran volumen de empleados, es posible que estos procesos requieran de una gran inversión de capital.

Lograr la eficiencia en los departamentos de recursos humanos puede ser sinónimo de aumento de la productividad, así como disminución en los gastos, ya que es posible usar la tecnología para automatizar algunos procesos que usualmente requieren de mucho tiempo, y que un sistema automatizado puede ejecutar en poco tiempo.

Por ello, si te interesa saber cómo optimizar el equipo de recursos humanos de tu empresa, no puedes perderte este artículo donde te enseñamos una serie de tareas que se pueden automatizar, gracias al uso de Integromat.

Ejemplo práctico de la aplicación de estrategias para optimizar un departamento de RRHH mediante Integromat

Para que comprendas mejor la gran ventaja que representa la automatización de procesos de un departamento de Recursos Humanos, te comentaremos sobre una experiencia que se obtuvo con una empresa chilena que se encarga de proporcionar los servicios de capital humano.

Dicha empresa tiene la responsabilidad de evaluar semanalmente un aproximado de 120 candidatos para cubrir un solo cargo. Por lo que representa una tarea bastante ardua para quienes deben realizar el proceso de selección.

El reclutamiento no solo consiste en recibir postulaciones y realizar entrevistas a los interesados, sino que además requiere de la evaluación de las referencias de trabajo de cada uno de los aspirantes a la vacante.

Cada uno de ellos entrega la información de 3 contactos, que se usan para verificar las referencias laborales; lo cual es equivalente a un total de 360 llamadas telefónicas o emails que se deben realizar semanalmente para descubrir al candidato ideal.

Esto representa un total de 1440 acciones al mes, que pueden ser una carga terrible para cualquier equipo de recursos humanos. De hecho, para poder llevar a cabo esta labor se debe emplear una gran cantidad de personal para procesar toda la información y así poder llegar a la selección de 1 candidato adecuado.

Al analizar lo que esto le cuesta a la empresa, se puede deducir que es significativamente más alto que la inversión que deberá hacer en caso de automatizar algunos de estos procesos.

En este caso, la propuesta se basó en la automatización de 3 escenarios, que se especifican a continuación.

Caso 1 – Enviar cuestionario de referencias laborales

Para simplificar el proceso, se decidió automatizar la solicitud de referencias mediante un cuestionario online por email. Este proceso actúa de la siguiente manera:

• Dos veces al día se lee la planilla de Google en la cual se encuentran los datos del aspirante y sus 3 referidos.
• Enseguida se valida que los datos estén completos y se procede a generar la solicitud de la referencia mediante el “formulario de Typeform”.
• Antes en enviar el correo se valida que el formulario esté activo y posteriormente se procede a realizar el envío del email al referido mediante Microsoft 365.
• Si el envío se procesa correctamente, se actualiza la planilla para indicar la hora y fecha en la que se realizó la solicitud.

Todos los emails enviados son personalizados con los datos de los referidos, y las respuestas obtenidas son almacenadas en una planilla de Google. Las repuestas son de selección y se proporciona un apartado de texto libre para que el referido exprese comentarios sobre el aspirante a la vacante.

Caso 2 – Obtener respuestas de los referidos

En este caso se espera por las respuestas de los correos de solicitud en Typerform y se validan los datos obtenidos. Según sea el caso se realiza alguna de las diferentes acciones

• Si los datos son correctos, se ubica al candidato en la planilla de Google.
• Si existe, se procede a la creación de una fila nueva en la hoja “respuestas”, donde se agregan las respuestas que ha proporcionado el referido.
• Si el largo del texto libre enviado por el referido excede los 100 caracteres, se actualiza la hoja “candidatos”, registrando el número de la fila registrada en la hoja de respuestas.
• En caso contrario, se analiza el texto libre mediante el módulo de “Google sentiment Analysis”, el cual genera 3 opciones que van del -1 al 1, las cuales significan: Negativo, Positivo y Neutral (0).
• Posteriormente se actualiza la hoja de “candidatos”, registrando el número de la fila que se agregó en la hoja de respuestas.

De acuerdo al análisis de estos resultados y los valores que son asignados para cada respuesta, se puede hacer una filtrado de los mejores candidatos, con lo que se optimiza el proceso de selección de una manera impresionante.

Caso 3 – Envíode recordatorios y alertas a candidatos

Otro proceso que se ha logrado automatizar es el envío de recordatorios a los candidatos, para informar que sus referidos no han dado respuesta a la solicitud que se les ha enviado. Este proceso de automatización con Integromat se logra de esta manera:

• 2 veces al día se busca en la planilla de Google cuáles han sido los correos que se han enviado hace más de 23 horas y que aun no tienen respuesta.
• Si existen filas se procede a enviar un email al candidato usando el módulo Microsoft 365, para alertarle que uno o más de sus referidos aun no dan repuesta a la solicitud.
• Finalmente, se registra en la planilla de Google la fecha y hora en la que se ha enviado el email de alerta.

Esto permite que el candidato pueda recordarle a su referido que tiene un correo sin responder.

Aplicaciones de la automatización de procesos en RRHH

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