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Automatiza Todoist con Make para lograr una mejor gestión óptima de tus tareas

Automatiza Todoist con Make para lograr una mejor gestión óptima de tus tareas

Los gestores de tareas como Todoist son ideales para que puedas llevar una organización adecuada de las labores que debes hacer en tu día a día, así como de las tareas compartidas que deben ser completadas durante la jornada.

Por suerte, este tipo de herramientas pueden ser complementadas con Make, para que logres una mayor optimización de las tareas repetitivas por medio de procesos automáticos que te ayuden a cumplir con los objetivos de una manera rápida y efectiva cuando gestiona proyectos.

Si está buscando formas de optimizar la gestión de tareas pendientes, Todoist es una excelente opción. Y con algunas automatizaciones simples, puede sacarle aún más provecho. En este artículo, te mostraré cómo usar las automatizaciones para que Todoist funcione aún mejor para ti.

Además, podrás sacarle el máximo provecho a Todoist por medio de sencillas automatizaciones de Make que te harán la gestión de las tareas más sencilla.

Programar tareas de forma automática

Una de las grandes ventajas de emplear Make con Todoist, es que puedes programar una automatización para que se creen tareas que debas hacer a diario en una hora o momento específico del día. De esta manera no tendrás una amplia lista de cosas por hacer, sino que irás viendo las tareas cuando sea el momento ideal de ocuparte de ellas.

Esto es de gran utilidad cuando tienes que hacer alguna acción de forma repetitiva a diario y a una hora específica, ya que puedes ocuparte de ello rápidamente y seguir con tus demás asignaciones del día.

Crear tareas a partir de herramientas externas

Si usualmente utilizas el correo electrónico u otros canales como medios de comunicación con tu equipo de trabajo, es posible que constantemente surjan actividades que debes agendar en tu gestor de tareas de Todoist. Pero el proceso de agregar estas asignaciones de forma manual puede ocasionar que algunas de ellas se queden sin agendar, a la vez que representa una pérdida de tiempo significativa.

Para evitar esta situación, lo mejor es hacer unas simples integraciones con Make (ex Integromat), en las cuales se empleen las etiquetas para identificar aquellos correos electrónicos que deben ser agregados como tareas de Todoist; o los mensajes de un canal de Slack que quieras que formen parte de la lista de asignaciones pendientes.

Agendar alertas sobre tareas no realizadas

Las eventualidades pueden ocurrir, y en caso de que alguno de los miembros del equipo tenga problemas para terminar una tarea en específico, lo mejor será que crees una automatización para alertar que alguna tarea no ha podido ser completada.

Esto te permitirá tomar acciones para darle seguimiento al proceso y así evitar que se atrasen los objetivos por cumplir. Estas alertas automáticas puedes usarlas para enviar mediante correo electrónico, Slack, o cualquier otro medio que utilices para establecer contacto frecuente con tu equipo de trabajo, una notificación de que es necesario completar una tarea que no se ha podido cumplir. Así tu equipo de trabajo podrá responder a la necesidad de atención de forma inmediata.

Notificar a compañeros sobre tareas ejecutadas

Otra buena manera de mantener el flujo de trabajo en un funcionamiento óptimo, es agendar notificaciones automáticas de tareas realizadas y próximas acciones a seguir en Todoist. De esta manera podrás delegar las tareas a cada uno de los miembros una vez se ha completado el paso previo, sin perder tiempo en el proceso de gestión.

Así podrás mantener un flujo de trabajo activo y eficiente, sin dedicar tiempo a la designación de tareas manualmente a cada uno de los miembros del equipo.

Crear recordatorios de gestión posventa

Una vez que un cliente realiza una compra online, es necesario realizar una serie de acciones para completar el pedido en el menor tiempo posible. Es por ello que puedes utilizar Make para crear tareas de forma automática en Todoist, que sirvan de recordatorio sobre las próximas acciones a seguir.

De esta manera tendrás una alerta constante para que actúes la acción necesaria , y podrás marcar la tarea como terminada una vez has completado el proceso de despacho. Así evitarás que se generen retrasos en la atención post venta.

Integrar diversas herramientas de gestión de tareas

Si bien Todoist es una de las herramientas más sencillas e intuitivas para crear flujos de trabajo y paneles de tareas, hay una serie de plataformas adicionales que son bastante utilizadas en la actualidad. Es por ello que es posible que debas integrar diversas plataformas, especialmente cuando debes interactuar con diferentes equipos de trabajo.

Por medio de Make puedes hacer que las tareas pendientes que tengas en Trello, Asana, o cualquier otro gestor de flujos de trabajo, se agreguen de forma automática en Todoist. Así no tendrás que revisar diversas plataformas, sino que todo estará registrado en un solo lugar.

Conecta Todoist con tus calendarios

No te pierdas ningún compromiso al agendar de manera automática las tareas que tienes pendiente en Todoist, en tu herramienta de calendario favorita. Puedes emplear Make para agregar automáticamente las tareas en tu cuenta de Google Calendar o cualquier otro calendario que suelas utilizar, para poder visualizar tus compromisos pendientes de Todoist con las demás asignaciones que tengas agendadas previamente en el calendario.

De esta manera podrás organizarte mediante una sola plataforma y así visualizar todo lo que debes hacer para llevar una agenda organizada. De lo contrario podrías dedicar varias horas a reuniones y compromisos que están fuera de tu lista de tareas, y finalmente tendrás una serie de acciones pendientes por completar.

Automatizar tareas repetitivas en tu camino hacia una mejor experiencia de Todoist

En conclusión, Todoist es una gran herramienta para administrar tareas y las automatizaciones pueden ayudar a que sea aún más fácil de usar. Mediante el uso de automatizaciones, puede aprovechar al máximo Todoist y facilitar la gestión de tareas.

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Sobre mí Francisco de Brito Fontes
Francisco de Brito Fontes
Consultor, especializado en Marketing y Automatización de procesos con Make (ex Integromat). Lee más

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