Sistema automatizado por Whatsapp para despachos de comida

Las cadenas de restaurantes generan una serie de procesos para poder hacer las entregas de sus comidas, hasta los destinos que solicitan los clientes a través del servicio de delivery; los cuales pueden consumir una gran cantidad de tiempo.

Esto afecta no solo la productividad del restaurante, sino que desmejora su reputación, lo cual no es positivo si buscas ganar nuevos clientes. Por lo tanto, es indispensable pensar en soluciones que ayuden a mejorar la atención al cliente que hace pedidos a tu restaurante.

La automatización es la clave para la optimización de todos los procesos; y cada uno de los pasos que se simplifican se transforma en ganancias de tiempo y dinero. Desde la solicitud de un servicio de delivery, hasta el pago del mismo y la entrega en destino; todos estos son procesos que puedes delegar con solo hacer un par de clics.

Es por ello que en esta ocasión te queremos comentar cómo automatizar el sistema de delivery de un restaurante a través de WhatsApp. De esta manera podrás ahorrar tiempo, ofreciendo un servicio completo y de calidad, de modo que tus clientes estén satisfechos con cada parte del proceso.

Automatizar el sistema de despachos de comida mediante Integromat y whatsapp

La base fundamental de este proyecto es crear un sistema automatizado que permita realizar todos los procesos que requiere la contratación de un servicio de delivery para los pedidos del restaurante.

El mismo se encarga de cotizar el costo del despacho, hacer la solicitud y realizar un seguimiento de los conductores, para mantenerte al tanto de todo lo que sucede con el pedido. Esto se realiza mediante la potente plataforma de Integromat.

Durante el proceso realizado con Integromat, se generan 4 escenarios que dependen uno del otro para poder completar el sistema de automatización. Para el propietario o administrador del restaurante, todo se traduce en dar seguimiento a un par de links y revisar las notificaciones que se le realizan a través de la aplicación de WhatsApp. Pero internamente, en el sistema ocurren una serie de procesos que se generan automáticamente con cada acción.

Conozcamos cómo funcionan cada uno de estos cuatro escenarios que te comentamos.

Escenario 1 – Esperar nuevos pedidos y solicitar cotización

• En primer lugar, el sistema se encuentra a la espera de nuevos pedidos que se obtengan a través del servicio online del restaurante.

• Una vez se detecta una solicitud de delivery, el sistema automatizado solicita una cotización a la plataforma de “Postmates”, que es un servicio de entregas altamente reconocido en los Estados Unidos.

• Si obtiene una respuesta positiva, el sistema automatizado crea el pedido con toda la información que ha obtenido de la plataforma de Postmates y se guarda en la base de datos. Allí se incluyen datos como:

• • Número de orden.
  • Datos del cliente (Nombre, teléfono y dirección de correo electrónico).
  • Costo del servicio de delivery.
  • Tiempo que demora el driver en recoger el envío.
  • Tiempo de entrega estimado para que la comida llegue a su destino.

Asimismo, se crea un enlace para Aceptar el pedido y continuar con el proceso de solicitud, lo cual conduce al escenario 2.

• Con esta información el sistema procede a crear un mensaje que será enviado al manager del restaurante vía WhatsApp, para informarle que tiene un nuevo pedido a través de una notificación push.
• En caso de que se haya producido un error durante la cotización, el sistema procederá a enviar el respectivo mensaje para dar la alerta de error.

Escenario 2 – Solicitar el driver, actualizar el pedido e informar al restaurante

Una vez se han completado todos los pasos del escenario 1, se procede a dar inicio al segundo escenario, donde ocurre lo siguiente:

• El sistema está a la espera de la aceptación por parte del manager del restaurant. Si éste decide aceptar la cotización haciendo clic en el enlace de WhatsApp, continúa el proceso.
• Ahora que se ha aceptado la cotización, el sistema automatizado busca el pedido en su almacén de datos y lo valida.
• Enseguida se procede a solicitar el driver a través del módulo HTTP, que envía una consulta vía API a la plataforma de Postmates.
• Al obtener una respuesta correcta, el sistema procede a crear un nuevo mensaje que será enviado mediante WhatsApp al manager del restaurante. En el mismo se incluye un resumen del pedido y un enlace para proceder a cancelar el costo del servicio de delivery. Al seleccionar esta opción se activa el escenario número 3.
• Finalmente se actualiza el estatus del pedido en el almacén de datos.
• En caso de que ocurra un error en la solicitud del driver, el sistema automatizado crear un mensaje que se envía al manager del restaurante, para que esté al tanto de lo ocurrido.

Escenario 3 – Pago del costo del delivery, actualización de datos y notificación

• En este escenario se espera recibir la notificación cancelación del monto, mediante el seguimiento del link que fue enviado en el escenario 2 al WhatsApp.
• Enseguida el sistema automatizado de Integromat procede a buscar el pedido en su almacén de datos, validando su existencia y estatus.
• Mediante el módulo HTTP se procede a realizar una consulta vía API a la plataforma de Postmates para cancelar el costo del servicio del driver.
• Al recibir una respuesta correcta, el sistema procede a crear un nuevo mensaje que es enviado al manager del restaurant, donde se indica el número de orden y el estatus, para informar que el pago ha sido realizado.
• Seguidamente se actualiza la información del pedido en el almacén de datos.
• En caso de que la cancelación del monto del driver haya fallado, el sistema creará un mensaje y lo enviará al WhatsApp para informar sobre el error.

Escenario 4 – Seguimiento

Finalmente, el sistema hace un seguimiento al desarrollo del proceso de delivery, manteniéndote informado sobre las actualizaciones que se produzcan. Por lo tanto:

• El sistema se mantiene a la espera de una actualización por parte de la plataforma de Postmates.
• Una vez recibe información, busca el pedido en el almacén de datos, validando la existencia y el estatus del pedido.
• Se actualiza el estatus del pedido en el almacén de datos, de acuerdo con la información que ha recibido de Postmates.
• Por último, se genera un mensaje que será enviado al WhatsApp, con la información del estatus del pedido, actualizándola cada vez que ocurra un cambio. En estos mensajes de seguimiento se detallan los datos del driver y cada uno de los procesos que se están realizando con el pedido, hasta que llega al domicilio del cliente.

Automatizar Whatsapp con Integromat

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