Cómo crear un CRM con Airtable usando Integromat

  • Por Francisco de Brito Fontes
  • Sep 29, 2021
Cómo crear un CRM con Airtable usando Integromat

Una tarea habitual de las agencias de marketing digital, es estar al día con las actualizaciones de contenido y estrategias de mercadeo, para mantenerse al margen de las tendencias. Pero esta puede ser una tarea agotadora.

Especialmente, para aquellas personas o agencias que se dedican al Inbound Marketing, donde deben acompañar a sus clientes durante todo el proceso de creación y crecimiento de sus negocios, es imperativo contar con herramientas que ayuden a sintetizar las labores diarias de selección del contenido que se desea impartir.

A pesar de que ya existen varias herramientas y métodos de organización, es indispensable poder automatizar la mayor cantidad de tareas para hacer más sencillo el manejo del contenido digital.

Esto es extremadamente útil para crear un CRM realmente atractivo, y así mantener las relaciones con tus clientes enfocadas en un óptimo crecimiento.

En esta ocasión te contaremos cómo automatizar una serie de tareas que serán de mucha utilidad para tu agencia de marketing, usando dos potentes herramientas: Integromat y Airtable.

¿Qué es Airtable?

Esta es una poderosa herramienta que funciona como una sencilla hoja de cálculos, pero que te permite administrar una serie de elementos dentro de la misma, para organizar una potente base de datos.

Es muy atractiva entre los usuarios porque además permite integrarse con más de 600 aplicaciones a través de Integromat, con lo cual se puede aprovechar para automatizar un gran número de procesos.

Ejemplo práctico de automatización de tareas de una agencia de marketing usando Integromat y Airtable

Una aplicación reciente de algunas técnicas para automatización con Integromat se logró en la agencia de marketing Mucho más Libre. Esta es una organización impulsada por Sara Suberviola, la cual ayuda especialmente a mujeres emprendedoras a alcanzar el éxito en sus negocios digitales.

Ésta se encarga de acompañar a sus clientes en todo el proceso de creación y crecimiento del negocio de la emprendedora; bien sea que se encuentre en la etapa de creación, o a través del crecimiento de un negocio ya establecido.

Para mantenerse al día en los conocimientos relacionados al marketing, en la agencia Mucho más Libre requieren de la revisión diaria de una serie de blogs y canales de YouTube. Además, emplean un canal de Telegram que usan para reenviarse mensajes desde otros canales.

Todos estos procedimientos a diario consumen gran cantidad de tiempo, por lo que han propuesto 4 automatizaciones con Integromat:

  • Extraer y guardar en Airtable las últimas entradas de los Blogs
  • Extraer y guardar en Airtable vídeos desde canales de YouTube
  • Guardar mensajes de Telegram en Airtable
  • Automatizar la recepción de facturas de proveedores
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Veamos cómo se desarrollan los procesos de cada uno de estos casos.

Caso 1 – Extraer y guardar en Airtable las últimas entradas de ciertos Blogs

En este caso se toman en cuenta las entradas más recientes de los blogs de interés del cliente. Por lo tanto, se realiza el siguiente proceso:

  • Se buscan los blogs activos en Airtable.
  • El segundo paso es validar que existan blogs, y en caso de que existan, se procede a pasar la URL del feed al módulo RSS.
  • Lo siguiente es validar que se hayan extraído publicaciones, y se verifican cada una de ellas para asegurarse de que no se agregue una publicación anterior.
  • Al detectar una entrada que no exista en Airtable, se procede a crear un nuevo registro con los datos de la misma.

Caso 2 - Extraer y guardar en Airtable vídeos desde canales de YouTube

En este caso el proceso de automatización se desarrolla de la siguiente manera:

  • Lo primero que se hace es buscar los canales activos en la base de datos de Airtable, es decir, los que se hayan agregado para hacerles seguimiento.
  • Enseguida se valida que existan canales activos y en caso positivo se procede a pasar la URL del feed de cada uno de los canales al módulo RSS.
  • Después de ello se valida que se hayan extraído videos del canal y cada uno de ellos se busca en Airtable para verificar que no sean registros repetidos.
  • Cuando se detecta un video que no está en la base de datos de Airtable se procede a crear el registro nuevo con los datos del mismo.

Caso 3 – Guardar mensajes de Telegram en Airtable

En este caso se automatiza el proceso de tomar mensajes de los canales de Telegram seleccionados y guardarlos en Airtable. Para ello, el proceso de Integromat se desarrolla de la siguiente manera:

  • Se espera a que se obtenga un mensaje de Telegram.
  • Una vez que se ha recibido el mensaje se valida que el mismo contenga texto o un caption, en caso de que sea una imagen lo que se ha recibido.
  • Enseguida se crea un código único para dicho mensaje, con la finalidad de validad que el mismo no exista en la base de datos de Airtable. Esto para no guardar mensajes repetidos o anteriores.
  • Tras hacer la búsqueda y detectar que el código del mensaje no se encuentra en Airtable, se procede a crear el nuevo registro con el texto del mensaje.

Caso 4 – Automatizar la recepción de facturas de proveedores

Otro de los procesos que se ha logrado automatizar mediante el uso de Integromat es la organización de las facturas de proveedores que se reciben a través de correo electrónico. Esto ayuda significativamente a mantener las obligaciones de pago en orden, de acuerdo a la recepción de la factura. Para ello se realiza lo siguiente:

  • Se espera a que existan correos no leídos en la carpeta de “Facturas”.
  • Una vez se obtiene un correo, se valida que el mismo contenga archivos adjuntos y se crea una variable con el formato de Mes – Año, de acuerdo a la fecha de recepción del email. Por ejemplo, 7 – 2021.
  • Luego se busca en Google Drive una carpeta que contiene el mismo valor del formato especificado para el archivo. Es decir, el mismo mes y año.
  • Si ya existe la carpeta, se sube el archivo adjunto del correo recibido a dicha carpeta.
  • En caso de que no exista, se procede a crear la carpeta correspondiente al mes y año, y enseguida se guarda el archivo adjunto en la misma.
Crear un CRM con Airtable e Integromat

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