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Obtén las ventajas de Trello automatizado desde Google Sheet - Tutorial Make (ex Integromat)

Automatiza Trello desde Google Sheet

Aprende a conectar un Google Sheets con Trello para crear automáticamente nuevas tarjetas en un tablero de trello con información extraida desde una hoja de cálculo de Google gracias a Integromat.

En este capítulo número 21 del tutorial de 30 días con Make (ex Integromat), vamos a monitorear una planilla de Google en búsqueda de las nuevas filas que se agreguen a la misma, y con esta información se va a crear una nueva tarjeta dentro de un tablón de Trello.

Después de la creación de esta tarjeta, se va a actualizar nuevamente la planilla de Google para indicar que la tarea se ha realizado satisfactoriamente.

Para la creación de este escenario será necesario contar con una planilla de Google que esté creada en una carpeta de Google Drive, la cual debe contar con 4 columnas donde se debe agregar información básica como el nombre de la tarea, la descripción, fecha de vencimiento y una última columna donde se indique si ha sido realizada o no dicha tarea.

Además, será necesario contar con una cuenta de Trello con un tablón creado y una cuenta de Integromat para poder realizar el proceso de automatización.

Pasos para crear el escenario

Para este escenario será necesario utilizar el módulo de Google Sheets y el módulo de Trello. En este caso, se va a activar el escenario cuando se detecten nuevas filas en la planilla de Google, por lo tanto, éste será el modulo que dará inicio al escenario.

  1. Configurando el módulo de Google Sheets

Para empezar, se debe agregar el módulo de la planilla de Google, con la acción de " Watch rows" u observar filas. Posteriormente deberás realizar las siguientes configuraciones:

  • En primer lugar deberás tener establecida la conexión con tu cuenta de Google en la cual tienes creada la planilla.

  • Posteriormente deberás seleccionar la planilla correspondiente a este escenario, eligiendo entre el listado de opciones disponibles.

  • En la opción de "sheet" debes indicar la hoja en la cual están creadas las columnas con los parámetros que nos interesa conocer.

  • En el parámetro de "table contains headers" o encabezados, deberás dejar marcada la opción "Si", ya que esto hace referencia a los títulos que hemos creado dentro de la planilla de Google.

  • Luego verás la opción que indica el rango en el cual se encuentran los encabezados, que usualmente será en la fila 1, con rango de la A la Z. También puedes indicar exactamente el rango en el cual se ubican estos encabezados.

  • En la sección de límite puedes esta blecer cuantas filas quieres que se procesen cada vez que se encuentren nuevos resultados. Usualmente se manejan 2 resultados por cada escenario; es decir, que si consigue 3 o 4, solo tome dos por cada vez que se ejecute el escenario.

  • Finalmente, deberás indicar desde cuando quieres que se empiece a ejecutar este escenario, donde se debe indicar la opción de "All" para que tome todo lo que se encuentre en la planilla. Presiona Ok.

  1. Configurando el módulo de Trello

Una vez que se ha configurado el módulo de la planilla de Google, será necesario agregar el módulo de Trello para que se cree una nueva tarjeta dentro del tablón. Por lo tanto, deberás establecer la conexión entre ambos escenarios seleccionando la acción de "Crear una tarjeta" y configurar lo siguiente:

  • Lo primero será conectar tu cuenta de Trello con Integromat a través de la opción de "add", donde deberás agregar tu usuario y clave.

  • Enseguida te va a pedir que indiques cuál es el ID de la lista, para lo que deberás marcar la opción de "Select", de modo que te muestre todos los tableros que tienes creados.

  • En la opción de "Board" debes seleccionar el tablero que has creado desde el listado correspondiente.

  • En "Lista" debes indicar el parámetro de "Tareas" y en etiquetas puedes definir el color que quieres que se le otorgue a la misma.

  • Posteriormente deberás elegir los parámetros de "Nombre" y "Descripción" a partir de los datos que se obtienen del módulo de la planilla de Google.

  • Para poder seleccionar el parámetro de "fecha de vencimiento" es necesario marcar la casilla de "Mostrar opciones avanzadas" y posteriormente elegir el parámetro desde la lista de opciones que nos otorga el módulo de la planilla de Google. Presiona ok para finalizar.

  1. Estableciendo el filtro en la conexión

Para que se puedan diferenciar las filas que ya se han procesado , es necesario establecer un filtro en la conexión, donde se indique que si la columna de publicado indica "si", no se vuelva a procesar la misma línea.

Para ello se debe configurar la conexión existente entre ambos módulos de la siguiente manera:

  • En el campo de "Condición" debes seleccionar el parámetro correspondiente a la columna de "Publicado" de la planilla de Google.

  • Entre el listado de opciones debes elegir el parámetro "No existe". Presiona Ok.

De esta manera, al ejecutar el escenario se procesarán solo aquellas filas que no tengan ningún valor en la última columna de la planilla; evitando así los resultados repetidos.

  1. Actualizando la planilla de Google

Una vez que se ha tomado la información de la planilla y se ha hecho la publicación en Trello, es necesario que se actualice la planilla con el valor "Si", para indicar que se ha procesado correctamente la información de la fila.

Para ello se debe agregar otro módulo de Google Sheets , pero esta vez con la acción de "Update a Cell" o actualizar una celda. Éste se debe conectar con el módulo de Trello y se deberán realizar las siguientes configuraciones:

  • Verifica que se mantenga la conexión con tu cuenta de Google Drive, y en el campo de "Spreadsheet" elige la planilla que estamos usando para crear este escenario.

  • Indica la hoja y celda que quieres que se actualice. En este caso deberás marcar el campo de "Cell" e indicar la letra de fila donde se ubica el encabezado de "Publicado" y seleccionar el parámetro de "Row number", de modo que se actualice esta celda en cada elemento que se procese.

  • En el campo de "value" se debe colocar el valor que queremos que se indique en la planilla, que en este caso será la palabra "Si". Presiona Ok para finalizar.

  1. Probando el funcionamiento del escenario

Para comprobar que todo ha quedado funcionando correctamente, deberás agregar cierta información en la planilla de Google , indicando algunos datos en las columnas de Nombre, descripción y fecha de vencimiento.

Posteriormente presiona "Ejecutar" para que se active el escenario y podrás apreciar cómo se obtienen operaciones exitosas en los diferentes módulos:

En este caso, en el primer módulo se extrajo la información que se había agregado en la primera fila de la planilla; posteriormente pasó el filtro, creó la tarjeta de Trello con todas las configuraciones que se han establecido y finalmente actualizó la planilla de Google, agregando la palabra "Si" en la celda correspondiente a la publicación.

Para terminar, solo será necesario guardar el escenario , renombrar los módulos, indicar cada cuanto deseas que se ejecute el escenario en el calendario y activarlo para que empiece a funcionar de inmediato.

Día 21 Tutorial Make (ex Integromat) Crea nueva tarjeta en tablon de Trello con información extraida desde Google Sheets gracias a la integración de Integromat

30 días con Make (ex Integromat)

Sobre mí Francisco de Brito Fontes
Francisco de Brito Fontes
Consultor, especializado en Marketing y Automatización de procesos con Make (ex Integromat). Lee más
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