Como respaldar archivos adjuntos de Gmail en Google Drive - Día 17 Tutorial Make (ex Integromat)

por: Francisco de Brito Fontes
Feb 25, 2021

Guardar en Google drive archivos adjuntos de Gmail

Aprende a conectar un Gmail con Google Drive para guardar los archivos adjuntos que llegan a tu bandeja de entrada en una carpeta compartida gracias a Integromat.

En este capítulo del tutorial de 30 días con Make (ex Integromat) vamos a estar esperando que se reciban nuevos correos en una cuenta de Gmail, especialmente aquellos que contengan archivos adjuntos , y posteriormente se van a estar guardando cada uno de éstos en una carpeta de Google drive.

Por lo tanto, lo necesario para iniciar con esta automatización es contar con una carpeta en Google drive creada especialmente para guardar la información extraída de los correos y una cuenta de Gmail.

Pasos para crear el escenario automatizado con Integromat

En tu cuenta de Integromat necesitas seleccionar los módulos de Gmail y Google drive , y luego presionar en continuar para empezar con las configuraciones de cada uno.

Configurando el módulo de Gmail

Este escenario inicia a través de la lectura de los correos, por lo que el primer módulo que se debe agregar es el de Gmail con la acción de "Watch emails". Entre las configuraciones de este módulo debes agregar lo siguiente:

Selecciona tu cuenta de Gmail y establece la conexión con Integromat. Si aún no has creado esta conexión debes dirigirte al botón de "add" e ingresar los datos de tu usuario y contraseña.
Indica cuál es la carpeta que se va a estar monitoreando a la espera de recibir nuevos mensajes.
Marca el filtro indicado para que solo se monitoreen los correos que tengan mensajes adjuntos, que es la finalidad tras la creación de este escenario. Por tanto, en tipo de filtro debes elegir "Filtro de Gmail" y en "Query" debes indicar el parámetro de filtro con la sintaxis de Gmail adecuada. En este caso es has:attachment , pero puedes elegir el que requieras según sea el caso, ingresando en el botón de más información que te proporciona la plataforma bajo este campo.
Indica la cantidad de resultados que deseas que se procesen en cada ejecución del escenario. Por defecto está delimitado en 2, pero puedes establecer la cantidad de resultados que desees obtener.
Finalmente debes indicar desde qué momento quieres que se empiece a monitorear esta cuenta de Gmail. En este caso voy a indicar que se ejecute desde ahora , pero si deseas extraer archivos adjuntos de correos previos, tienes diferentes opciones de selección. Presiona ok.

Creando el módulo iterador

Debido a que en un correo pueden haber distintos archivos adjuntos, es necesario agregar un iterador , que cumple la función de tomar este conjunto de objetos y permite procesarlos por separado. Para agregar este iterador debes ingresar en el botón de "Control de flujo" y seleccionarlo.

La configuración del iterador es muy sencilla, solo debes elegir entre la lista de atributos extraídos del módulo de Gmail , la opción de "Attachment" , que es donde se agrupa el listado de archivos adjuntos que pueda contener un email. Presiona ok para finalizar la configuración del iterador.

Configurando el módulo de Google drive

Una vez que se procesen los distintos archivos adjuntos del correo electrónico, es necesario guardarlos en una carpeta en la nube, por lo que es necesario agregar el módulo de Google drive. En este caso se debe usar con la acción de "Subir un archivo" y configurar lo siguiente:

En función de los escenarios que hemos creado previamente ya debes tener establecida la conexión entre Google drive e Integromat. Pero en caso de que aún no lo hayas realizado, debes presionar el botón de "add" y agregar tus datos.
En la ID de la carpeta debes indicar que se muestre el listado completo para que puedas elegir la carpeta desde la ubicación que has destinado para almacenar los archivos adjuntos.
En el campo de "fuente del archivo" debes asegurarte que esté seleccionada la opción del iterador, de modo que los archivos adjuntos que lleguen a este módulo provengan del array del iterador. Presiona ok.

Probando el escenario

Para asegurarte de que el escenario funcione correctamente, es necesario que envíes un correo electrónico que contenga dos o más archivos adjuntos ; para comprobar que todos los módulos estén bien configurados.

Presiona el botón de "Run once" para que se ejecute el escenario y espera un momento para que todos los módulos ejecuten las acciones correspondientes.

Una vez completado el proceso, puedes ver que el módulo de Gmail leyó el correo con los archivos adjuntos, el iterador ha obtenido la matriz de archivos y los separó por individual para enviarlos al siguiente módulo, y finalmente se han procesado dichos adjuntos para que se almacenen en la carpeta que hemos designado en Google drive.

Si chequeas dicha carpeta, verás que cada uno de los archivos adjuntos que se encontraban en el correo se ha almacenado allí.

De esta manera se ha completado otra automatización, que se ha basado en conectar dos aplicaciones de Google para procesar los archivos adjuntos que se reciben en tu correo electrónico.