Cómo una empresa familiar logró automatizar su gestión de alquileres con Make y OpenAI

En esta entrevista, Iván Méndez nos cuenta cómo su empresa familiar de gestión de alquileres, Administraciones Méndez, ha dado un salto en eficiencia gracias a la automatización de procesos con herramientas como Make y OpenAI.

Iván, con una larga trayectoria en consultoría estadística, decidió incorporarse al negocio familiar y modernizar su gestión. Con más de 200 inmuebles y 150 clientes, las tareas administrativas consumían un tiempo valioso que podía dedicarse a actividades más productivas.

El reto: automatizar el cobro de facturas de suministros

Una de las tareas más tediosas y propensas a errores era el cobro mensual de facturas de suministros a los inquilinos. El proceso manual de descargar los PDFs, interpretarlos e introducir los datos en una hoja de Excel llevaba unas 10 horas al mes y generaba errores como duplicidades, omisiones o cifras incorrectas.

La solución: un escenario automatizado en Make con IA

Iván aprovechó un curso de ChatGPT que incluía un módulo de automatización con Make para crear su primer escenario. En apenas 12 horas, logró un flujo que recogía los archivos del email, los convertía a texto, los pasaba a OpenAI para interpretarlos y los insertaba en la base de datos de Excel.

Mejoras en la segunda versión del escenario

Tras el curso, Iván perfeccionó su automatización para adaptarla a la vida real:

• Procesa facturas adjuntas en emails y descargadas manualmente de webs de compañías
• Parametriza el mes de trabajo como input
• Guarda las facturas procesadas en Drive para usos posteriores

Entrenando a la IA para interpretar facturas diversas

Un reto fue entrenar al asistente de OpenAI para leer correctamente los datos clave de facturas con formatos muy diversos según la compañía. Tras este trabajo, la IA es capaz de identificar el número de contrato y asociarlo al inmueble y suministro correspondiente sin errores.

Gracias a la automatización con Make y OpenAI, Administraciones Méndez ha conseguido:

• Reducir de 10 horas a 5 minutos mensuales el cobro de suministros (un 96% menos)
• Eliminar errores de duplicidades, omisiones y transcripción
• Mejorar la satisfacción de propietarios e inquilinos
• Ganar tiempo para tareas más productivas
• Sentar las bases para automatizar más procesos y escalar el negocio

El caso de Iván demuestra cómo cualquier empresa familiar puede dar un salto de eficiencia automatizando sus procesos más tediosos con herramientas como Make y OpenAI.

Con un coste de apenas 15$ al mes, Administraciones Méndez ha optimizado una tarea que le consumía 10 horas mensuales. Imagina lo que puedes lograr en tu negocio si comienzas a automatizar.

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