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Automatiza Google Calendar y Trello desde Make (ex Integromat)

Trabajando con Integromat: Cómo crear un evento en Google Calendar desde Trello

Aprende a conectar Google Calendar con Trello para crear un evento con información extraida desde una tarjeta creada en Trello gracias a Integromat.

En esta nueva entrega de la serie de trabajos con Integromat, te enseñaremos cómo crear un evento en Google Calendar desde Trello, para que puedas disfrutar de todas las posibilidades de integración que ofrece Integromat.

Requerimientos previos para la integración

Antes de poder hacer la integración de Trello y Google Calendar en la plataforma de Integromat, debes cumplir con unos requisitos previos para proceder a la creación del evento.

  • Debes tener activa una cuenta en Trello y un tablero virtual de actividades.
  • También debes tener una cuenta integrada de Google Workplace.
  • En tu tablero de Trello, introduce la actividad que deseas utilizar para crear el evento en Google Calendar, a la que debes asignar una fecha límite para su realización. Esta fecha límite será la que utilizaremos para la creación del evento en Google Calendar.

Cómo crear un evento en Google Calendar desde un tablero virtual en Trello, en un escenario de Integromat

Para poder proceder a realizar la integración del evento en Google Calendar con el tablero de Trello, debes seguir cuidadosamente los pasos del tutorial que te presentamos a continuación:

  1. Dirígete a la plataforma de Integromat para crear un nuevo escenario, haciendo click sobre el botón CREATE A NEW SCENARIO, en el que vas integrar ambos servicios. Coloca el nombre de los dos servicios (Trello y Google Calendar), en la herramienta de búsqueda de sistemas de Integromat y selecciónalos. Ya seleccionadas ambas aplicaciones, presiona la opción de "Continuar".
  2. En este nuevo escenario integrado, como primer paso, estaremos "escuchando" las nuevas tarjetas de actividades que sean creadas en el tablero virtual de Trello.

Esto quiere decir, que cada vez que se introduzca una actividad en el tablero, que contenga una fecha límite para su ejecución, la integración creará un evento igual en Google Calendar.

Por lo tanto, el módulo de inicio será en de Trello. Del listado de acciones que podemos ejecutar, elige WATCH CARDS, para que Integromat "escuche" la creación de nuevas tarjetas en Trello.

  1. En el cuadro de conexiones, debes enlazar con tu cuenta de Trello, y si aún no la has agregado, presiona el botón ADD (agregar), para establecer la nueva conexión. Oprime CONTINUAR.

El sistema te solicitará el API Key de la cuenta de Trello, el cual debes ubicar en esa cuenta en la plataforma de Trello, para poder establecer la nueva conexión.

  1. Una vez establecida la nueva conexión, introduce la actividad que deseas monitorear en Trello, en este caso, elige TARJETAS EN UNA LISTA ESPECIFICA (Cards on specific list).
  2. Introduce el nombre del tablero en Trello y el de la lista específica de actividades que Integromat va a monitorear. Elige la frecuencia en que vas a notificar los eventos. Cada dos tarjetas es una buena opción. Haz click sobre el botón de OK.
  3. Cambia el nombre al módulo establecido, por ejemplo, "Esperar por nuevas tarjetas", para designar la actividad que se va a ejecutar en este nuevo módulo de la conexión integrada.
  4. Como la acción requerida en este módulo es notificar la creación de una nueva tarjeta (en número de veces que ocurre), debemos anexar un nuevo módulo (igualmente de Trello), para que "obtenga" esa tarjeta, o los datos que esta contiene.

Lo haremos oprimiendo el botón de MAS (+ Add another module), y seleccionando la cuenta de Trello, una vez más, pero en esta oportunidad, seleccionaremos la opción de OBTENER UNA TARJETA (Get a Card).

  1. Como la conexión ya está creada, elegiremos el BOARD ID (ID del tablero), y el CARD ID (ID de la tarjeta), eligiéndolos del menú de opciones que puedes ejecutar a través de la conexión establecida con Trello. Presiona OK.
  2. Cambia el nombre al módulo, para que se corresponda con la acción que está ejecutando, por ejemplo, "Obtener datos de la tarjeta".
  3. Para concretar la integración, crearemos el módulo de Google Calendar que se encargará del registro de los eventos. oprimiendo el botón de MAS (+ Add another module), y seleccionando la cuenta de Goggle Calendar.

Del menú de opciones, elige CREAR UN EVENTO (Create an Event).

  1. En la conexión, introduce la cuenta de tu correo electrónico, e igualmente, en la ID de Calendar, introduce tu correo personal principal de Gmail.
  2. En el nombre del evento, selecciona del menú para "Obtener datos de la tarjeta", selecciona la opción NAME (nombre), que será el mismo nombre que se le asigne a la tarjeta del tablero de Trello
  3. Antes de poder proseguir con la configuración del módulo de creación del evento, debes ir al tablero de Trello y crear una nueva tarjeta para hacer la comprobación de la conexión integrada. Nómbrala "Entregar automatización Trello a Calendar". Asígnale una fecha y hora límite de ejecución, que sea cercana a la fecha actual. Oprime GUARDAR.
  4. Nuevamente ubicados en el escenario que estamos creando en Integromat, vamos a continuar en la configuración del evento en Google Calendar, seleccionando la fecha de inicio del evento (Start Date).

Fija como fecha de inicio, una hora antes de la fecha de vencimiento límite de la tarjeta de Trello. En la función de fechas, selecciona la opción de AGREGAR HORAS (add hours), para poder configurar el evento una hora antes del Due date, que será la fecha final.

Recuerda configurar las horas negativas (-1 en este caso), pues, por defecto, el programa las suma y tu deseo es descontar una hora.

  1. En la configuración de la fecha final (End Date), selecciona la opción DUE DATE (fecha de vencimiento). Esto dejará configurada la duración del evento, desde una hora antes, hasta la hora límite para la ejecución de la actividad que has fijado en la creación de la tarjeta en el tablero de Trello. Haz click en OK.
  2. Cambia el nombre a este módulo, para que se corresponda con la acción a ejecutar, "Crear evento en calendario", por ejemplo.
  3. Haz click sobre el botón de RUN ONCE para ejecutar la integración, y así poder verificar que las acciones se realizan correctamente.
  4. Abre tu cuenta de Google Calendar para verificar si el evento se creó correctamente. Debe aparecer el evento de la tarjeta de prueba (Entregar automatización de Trello a Calendar), y su duración, comenzando una hora antes de la fecha y hora límite de la tarjeta.
  5. Cambia el nombre al escenario en Integromat y no olvides guardar los cambios, oprimiendo GUARDAR.

Día 5 Tutorial Make (ex Integromat) Cómo automatizar Google Calendar desde Trello

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Sobre mí Francisco de Brito Fontes
Francisco de Brito Fontes
Consultor, especializado en Marketing y Automatización de procesos con Make (ex Integromat). Lee más
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