Google Drive

Salvar documentos adjuntos en Google Drive - Día 9 Tutorial Make (ex Integromat)

por: Francisco de Brito Fontes
Jan 31, 2021

Guardar archivos adjuntos de un email en Google Drive

Cada vez que reciba un correo electrónico con un archivo adjunto, se guarda el archivo en una carpeta en Google Drive. Escenario de Integromat que guardará automáticamente los adjuntos en Google Drive.

Tutorial 30 días con Make (ex Integromat) – Día 9: Guardar archivos adjuntos de email en Google drive

Este noveno episodio del tutorial 30 días con Make (ex Integromat) se trata de observar los correos de una cuenta personal, verificar si tienen archivos adjuntos, descargar cada uno de los archivos y guardarlos dentro de una carpeta en Google drive.

Por tanto, lo primero que vas a necesitar es una carpeta dentro de Google drive específicamente para estos archivos. Solo debes acceder a tu cuenta y crear una carpeta sin ningún contenido adentro.

Pasos para crear el escenario automatizado con Integromat

Para empezar debemos acceder a Integromat y vamos a necesitar los módulos de Email y de Google drive. Solo los seleccionamos y presionamos el botón de "Continuar".

Configurando el módulo de Email

Como lo que vamos a necesitar es que este módulo se ejecute cuando haya un correo, vamos a seleccionar el trigger de " watch email". En las opciones de configuración debes hacer lo siguiente:

Selecciona la cuenta en la sección de "Conexión".
Indica la carpeta que debe estar observando el módulo. En este caso nos conviene la carpeta de INBOX.
En el criterio de selección deberás marcar la opción de "correos no leídos".
Por último indica que el número máximo de resultados sea solo 1 correo, para que procese de un solo email por vez. Las demás configuraciones las puedes dejar como vienen por defecto. Presiona OK.
En la siguiente ventana debes elegir desde cuando quieres que se empiece a monitorear esta bandeja de entrada, siendo lo más adecuado seleccionar la opción "a partir de ahora".

Hasta este punto, con esta configuración el escenario va a estar observando todos los correos, independientemente si tienen o no archivos adjuntos. Por lo tanto, para poder elegir solo los emails que contengan archivos adjuntos, será necesario usar un módulo que se llama " control de flujo".

Configurando el módulo de control de flujo

Dirígete a la sección de herramientas de Integromat y presiona el botón de "control de flujo", específicamente seleccionando la opción de "iterador". En este caso vamos a iterar el "array" o lista de adjuntos del módulo anterior.

Entonces, conecta el módulo de iterador al de Email y en la configuración verás que al presionar en array se despliegan las distintas opciones que se pueden extraer del módulo de email. Selecciona el parámetro de "attachment" y presiona OK.

De esta forma, vamos a ir procesando de forma independiente cada uno de los archivos que van a estar dentro de esta lista de adjuntos. Es decir, si hay tres archivos o tres valores dentro de esta lista, cada uno se va a ir guardando de forma independiente, en este caso, en la carpeta de Google drive.

Ahora bien, para que pase la información correcta del módulo de Email al Iterador, tenemos que asegurarnos que realmente el email tenga archivos adjuntos ; ya que si no configuramos este filtro, podemos recibir algún correo sin adjunto que va a pasar al siguiente módulo.

Configurar la conexión entre el email y el iterador

Dentro de esta conexión podemos aplicar un filtro, entrando en las opciones de configuración. En el campo de condición debemos seleccionar el parámetro de attachment e indicar por medio de un operador de array que la lista de adjuntos sea mayor a 0. Para ello debes usar el operador "Array length greater than" y en el campo final escribir "0".

De esta forma nos aseguramos que van a pasar del primer al segundo módulo, solo los correos que tengan al menos un adjunto.

Configurando el módulo de Google drive

Lo siguiente será seleccionar el módulo de Google drive, con la acción de subir un archivo:

En la configuración de este módulo deberás indicar a qué correo electrónico se va a realizar la conexión.
Posteriormente debes indicar la ubicación de la carpeta donde se van a guardar los archivos adjuntos extraídos de los emails.
Por defecto el sistema te va a indicar que la fuente desde donde se obtendrán los archivos adjuntos va a ser el modulo del iterador; por lo cual debes verificar que esté seleccionada esta opción y presionar sobre OK.

Esto quiere decir que desde el iterador se irán obteniendo los archivos adjuntos y se irán guardando en la ruta que hemos indicado en nuestra carpeta de Google drive.

Comprobar el funcionamiento del escenario

Para comprobar que todo funciona correctamente, puedes intentar hacer una prueba rápida, enviando un correo a tu dirección de email, que contenga un par de imágenes adjuntas.

Tras unos segundos puedes ejecutar el escenario presionando "Run once". Como resultado podrás ver que el módulo de Email generó una operación, obteniendo toda la información del correo que recibió en la bandeja de "No leídos". Si te diriges a la pestaña de attachment, verás que hay un listado con 2 archivos adjuntos.

Cada uno de los elementos pasó por el iterador y los resultados obtenidos pasaron hacia el módulo de Google drive. Así que si te diriges a tu carpeta de Google drive, verás que se han guardado justamente las imágenes estaban en el adjuntas en el correo.

Finalmente recuerda guardar el escenario, activarlo y renombrar los módulos. También puedes configurar cada cuánto tiempo quieres que se observe la carpeta de INBOX del correo, en el parámetro de calendario del módulo de Email.

Este escenario es de gran utilidad, ya que podría tratarse como un módulo para gestión interna de una empresa ; pudiendo usarse por ejemplo para guardar todas las propuestas económicas que estemos recibiendo o las facturas, dentro de una carpeta compartida de la empresa.