Integración ForceManager y Autotask con Make: Automatización para equipos de ventas por Gisela Bravo

¿Quieres llevar a tu equipo de ventas al siguiente nivel? En este video, Gisela Bravo, experta en automatización de procesos, nos muestra cómo integrar ForceManager y Autotask utilizando Make para optimizar tus procesos comerciales. Desde la gestión de clientes hasta el seguimiento de proyectos, aprenderás a automatizar tareas que consumen tiempo y mejorar la eficiencia de tu equipo.

Gisela comparte su experiencia y conocimientos, explicando cómo estas herramientas, cuando se combinan correctamente, pueden transformar por completo la forma en que gestionas tus ventas. La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y permite tomar decisiones más informadas.

Integrando ForceManager y Autotask con Make

En este caso de uso, Gisela nos presenta un cliente que utiliza ForceManager como CRM para la gestión de ventas, mientras que Autotask se emplea para asignar proyectos a los técnicos. El objetivo es que cada vez que se cierre una cotización en ForceManager, se cree una oportunidad en Autotask de forma automática.

Sin embargo, surgió un desafío en la identificación de empresas y contactos entre ambas plataformas debido a inconsistencias en los datos, como diferentes formatos de CIF/NIF o nombres ligeramente distintos. Para evitar duplicidades, se requería una solución más compleja que una simple transferencia de información.

Solución: un flujo de trabajo inteligente en Make

Gisela desarrolló un flujo de trabajo en Make que captura la información necesaria de ForceManager, realiza comprobaciones para evitar duplicidades y crea los registros correspondientes en Autotask.

Se utilizaron Google Sheets para almacenar y hacer coincidir los IDs de empresas y contactos entre ambas plataformas. Además, se emplearon técnicas avanzadas como el uso de switches para adaptar los datos a los requerimientos de la API de Autotask.

Aprovechando el poder de ChatGPT para la documentación de APIs

Un aspecto destacado de este proyecto fue el uso de ChatGPT para facilitar la comprensión de la documentación de la API de Autotask, que resultaba bastante compleja. Gisela creó un prompt personalizado para que ChatGPT actuara como un experto en integraciones, brindándole la información necesaria para guiarla en el proceso.

Gracias a esta innovadora aplicación de ChatGPT, Gisela pudo obtener instrucciones claras y precisas sobre cómo adaptar los datos y realizar las llamadas a la API de Autotask dentro del flujo de trabajo de Make.

Resultados: un ecosistema unificado y eficiente

Con esta solución de automatización, el cliente logró unificar su estructura de datos a través de IDs, manteniendo sincronizadas las empresas, contactos y oportunidades entre ForceManager y Autotask.

Ahora, el equipo de administración puede completar una cotización en ForceManager y tener toda la información necesaria disponible en Autotask con un solo clic, incluyendo un enlace directo para consultar los detalles en ForceManager.

En resumen, este caso de uso demuestra cómo la automatización puede transformar la gestión de ventas, unificando datos entre plataformas y eliminando tareas manuales. Gracias a la experiencia de Gisela Bravo y el uso innovador de herramientas como Make y ChatGPT, se logró una solución eficiente y escalable.

La clave está en analizar detenidamente los desafíos, diseñar un flujo de trabajo inteligente y aprovechar al máximo las capacidades de las herramientas de automatización. Con un enfoque estratégico, cualquier empresa puede optimizar sus procesos y llevar su equipo de ventas al siguiente nivel.

Si deseas descubrir cómo puedes mejorar la productividad de tu equipo y optimizar tus ventas con estas potentes herramientas, no dudes en contactar a Gisela Bravo a través de sus redes sociales o su web yab.com. Además, no te pierdas su próximo evento Business Automation 2025 el 25 de abril, donde podrás aprender aún más sobre automatización aplicada a diferentes áreas empresariales.