Automatizar las respuestas vía Email de ArcGIS Survey123 con Make (ex Integromat)

En este capítulo de automatización de ArcGIS Survey 123 se van a estar monitoreando las respuestas de un formulario y enviándolas de manera automática a través de email. Dicha información se enviará desde distintas cuentas de correo electrónico, tanto de Gmail como de Hotmail.

ArcGIS Survey 123: Automatizar envío de respuestas Survey123 vía Email

Para ello será necesario contar con un formulario de ArcGIS Survey con distintos campos de respuesta, una cuenta de Hotmail, una cuenta de Gmail y una cuenta de Integromat.

Pasos para la creación del escenario

Para realizar esta automatización, será necesario crear un nuevo escenario de Integromat, agregando los módulos de Survey123, Gmail y Microsoft 365 Email.

1. Módulo de Survey123

Al agregar este módulo de Survey123, la aplicación te va a solicitar que indiques la acción que deseas realizar. Por lo tanto, se deberá marcar la acción de "Watch Survey", de modo que se pueda estar monitoreando las nuevas acciones que se realicen en la aplicación.

En este módulo se deberá configurar un "Webhook" , por lo que será necesario presionar el botón de "add". Si ya se ha realizado la configuración, solo se deberá escoger el webhook desde el listado disponible. En caso contrario se tendrán que seguir los pasos que se configuraron en el capítulo anterior, donde se automatizaron los flujos de trabajo con ArcGIS Survey.

De este modo, el módulo estará a la espera de nuevas respuestas que se obtengan del formulario.

2. Módulo de Gmail

El próximo paso será agregar un módulo de Gmail, con la acción de "Send an email" o enviar un correo electrónico. En éste se deberá configurar lo siguiente:

• Establecer la conexión con la cuenta de Gmail desde la cual se van a enviar los mensajes.

• Enseguida se debe indicar cual será la dirección de correo electrónico a la que se va a enviar la información de la respuesta recibida.

• En el campo de "Subject" se debe indicar cual es el asunto que trata el correo electrónico.

• Ahora se debe configurar el contenido que se mostrará en el email, agregando los parámetros que se obtienen en el módulo de Survey123. Dicho contenido se puede estructurar de la siguiente manera:

Se ha enviado una nueva respuesta del formulario Survey123. <br><br>

Nombre: (Ingresar el parámetro name) <br>

Teléfono: (Ingresar el parámetro phone) <br>

Email: (Ingresar el parámetro email) <br>

En este caso se agrega la etiqueta HTML para salto de línea, ya que el módulo de Gmail admite este formato. De esta manera se pueden organizar los datos dentro del email para que cada elemento coincida con la respuesta obtenida.

Así sucesivamente se deben seguir agregando los distintos parámetros que correspondan con los campos que contenga el formulario.

• Para terminar, presiona ok.

3. Módulo de Microsoft 365 Email

Del mismo modo como se ha configurado el envío del email desde una cuenta Gmail, se procederá a configurar un módulo de Microsoft 365 Email, para enviar el correo electrónico desde una cuenta de Microsoft.

Este módulo se debe agregar con la acción de "Create and send a message" o crear y enviar un mensaje. Éste se debe configurar de la siguiente manera:

• Establece la conexión con la cuenta de Microsoft asociada a la dirección de correo desde la cual se va a enviar el mensaje.

• En el campo de "Subject" se debe indicar cuaál es el asunto.

• Enseguida se debe proceder a crear el contenido del mensaje , el cual debe tener la misma configuración que se utilizó para el módulo de Gmail. En este caso se puede copiar y pegar el contenido con la diagramación establecida.

• En el campo de "To recipients" se debe presionar en el botón de "Add item" e ingresar tanto la dirección de correo electrónico, como el nombre del usuario. Presiona ok para finalizar.

Probando el funcionamiento del escenario

Para comprobar el funcionamiento del escenario, se debe presionar el botón de "Run once", proceder a rellenar el formulario y enviarlo. De esta manera, se detectará la nueva respuesta y se ejecutarán los procesos en los distintos módulos.

A los pocos segundos de haber enviado el formulario, el módulo de Survey123 extraerá la información; mientras que el módulo de Gmail procederá a crear y enviar el correo electrónico.

Si se revisa la bandeja de entrada de ambos correos , se podrá observar que se ha recibido el mensaje completo con la configuración que se estableció tanto en el módulo de Gmail como en el de Microsoft 365 Email.