Realiza tus informes de ArcGIS Survey123 con Make (ex Integromat)

Este tercer tutorial de automatización para ArcGIS Survey 123, vamos a aprender cómo registrar la información obtenida desde los formularios, en un informe por medio de Integromat. Para ello, el escenario va a estar a la espera de nuevas respuestas del formulario, y una vez obtenga dicha información, la extraerá para crear un reporte que se guardará bien sea en una carpeta de Google; o en una carpeta de Dropbox.

ArcGIS Survey 123: Crear informes de ArcGIS Survey123 con Integromat

ArcGIS Survey tiene una opción en la sección de datos, que permite crear un informe a partir de una plantilla. Por lo tanto, se puede utilizar una de las plantillas que vienen de manera predeterminada dentro de la aplicación, para ir guardando cada uno de los datos que se encuentran en los formularios.

Pasos para la creación del escenario

En este caso será necesario contar con un formulario de ArcGIS Survey, una carpeta creada en Google Drive que esté vacía; así como una carpeta en Dropbox, que serán las ubicaciones en las cuales se van a guardar los informes.

Por supuesto, es indispensable disponer de una cuenta de Integromat para crear la automatización, donde se van a necesitar los módulos de Survey123, HTTP, Google Drive y Dropbox.

1. Módulo de Survey123 (Esperar respuestas)

Una vez se agrega el módulo de Survey123, Integromat va a solicitar que indiques cuál será la acción que debe cumplir éste. En este caso, se va a elegir como primer paso la acción de "Watch Survey", lo cual generará que se tenga que establecer un webhook.

En capítulos anteriores de este tutorial para automatizar procesos de ArcGIS Survey 123 con Integromat se ha explicado como configurar este webhook. Por lo que, si se han seguido los pasos previos, ya debe estar creada esta conexión. De lo contrario, será necesario seguir el procedimiento tal como se explica en el tutorial de automatización de flujos de trabajo.

Una vez se haya seleccionado el webhook correspondiente, se deberá presionar en el botón de ok para finalizar con la creación de este primer módulo.

3. Módulo de Survey123 (Crear reporte)

Otra acción que se puede hacer por medio del módulo de Survey123 es la creación de informes. Por lo tanto, se deberá agregar un segundo módulo de Survey, pero con la acción de "Create report". En este caso se deberá configurar lo siguiente:

• Establece la conexión con la cuenta ArcGIS Survey, agregando las credenciales correspondientes. Es probable que en este punto ya tengas establecida dicha conexión, si has realizado la configuración en los tutoriales anteriores de Survey123.

• En el campo de "Survey" se deberá seleccionar el reporte que se estará usando para extraer las respuestas. Solo escoge el nombre entre el listado de opciones disponibles.

• Automáticamente Integromat te dará la opción de elegir la plantilla que se va utilizar para realizar el reporte. Solo deberás presionar en el campo de "Report template" y escoger la plantilla que has seleccionado de las opciones predeterminadas.

• Lo siguiente será indicar el ID del objeto , que se podrá obtener desde los parámetros que ofrece el primer módulo de Survey123. Dicho atributo se encuentra dentro del parámetro "feature" y en el sub campo "Result".

• Ahora debes seleccionar el formato en el cual deseas que se exporte el informe, pudiendo elegir entre Microsoft Word o PDF.

• Finalmente se deberá establecer el nombre con el cual se va a guardar el reporte. Para ello, se puede utilizar el mismo parámetro de "object ID"; y enseguida es recomendable agregar la fecha por medio del parámetro "now", disponible en la pestaña de fecha y hora.

De esta manera quedan configurados ambos módulos de Survey123, donde el primero va a extraer la información desde el formulario; y el segundo va a crear el reporte. Pero aun es necesario descargar este informe y que se guarde de manera automática tanto en Google drive como en Dropbox.

4. Módulo de HTTP

Para poder descargar el archivo que se va a crear en el segundo módulo de Survey123, vamos a tener que agregar un módulo HTTP con la acción de "Get a file" u obtener un archivo. En este caso, solo será necesario indicar la URL donde se encuentra el archivo a descargar.

Para ello, se deberá elegir el parámetro de URL desde las opciones que ofrece el segundo módulo de Survey (crear reporte); el cual estará disponible al desplegar el atributo "resultInfo", y seguidamente el parámetro de "resultFiles[]".

5. Módulo de Google drive

Una vez que se ha descargado el archivo, el siguiente paso es agregar un módulo de Google drive con la acción de "Upload a file", para subir automáticamente dicho archivo a la carpeta que se ha creado previamente. En este módulo se deberá configurar lo siguiente:

• Crear la conexión con la cuenta de Gmail asociada a la carpeta de Google drive donde se piensan subir los reportes.

• En el campo de "Enter a folder ID" será necesario indicar que se va seleccionar desde un listado; y automáticamente se mostrará la opción de "My Drive" en el campo de "drive location".

• Lo siguiente será seleccionar la ubicación de la carpeta donde se deben guardar los reportes. Para ello es necesario presionar sobre el botón "Click here to choose a folder", y seleccionar la carpeta entre las opciones disponibles.

• Finalmente se debe marcar la casilla de "HTTP – Get a file" que representa el módulo anterior, para indicar la fuente** desde donde se va a obtener el archivo** a subir en la carpeta de Google drive. Presiona ok para finalizar.

6. Módulo de Dropbox

El mismo procedimiento que se acaba de realizar con el módulo de Google drive para la carga de archivos, se debe realizar para que se cargue la información en Dropbox. Por lo tanto, se deberá agregar el módulo de Dropbox, con la acción de "Upload a file" o cargar un archivo.

• Lo primero que se debe hacer es establecer la conexión entre Integromat y Dropbox por medio del botón de "add" junto al campo de "Connection".

• En la sección de "folder" se deberá presionar el botón que indica "Click here to choose a folder" para seleccionar la carpeta de destino donde se deberá almacenar el informe.

• En el campo de "Source file" se deberá indicar desde donde se va a obtener el archivo que se debe cargar, que en este caso es desde el módulo HTTP. Por tanto, se deberá marcar la casilla de "HTTP- Get a file". Presiona ok para finalizar.

Probando el funcionamiento del escenario

Ahora solo queda probar que todas las configuraciones se hayan realizado correctamente. Para ello, se debe presionar en el botón de "Run once" para que el escenario se active y enseguida se deberá completar y enviar el formulario.

Tras unos segundos se pueden empezar a apreciar los resultados. El primer módulo detecta y extrae la información del formulario, el segundo crea el reporte mientras que el tercero se encarga de descargarlo.

Al ingresar a la carpeta de Google drive, se podrá ver que se ha guardado el archivo con el reporte correspondiente. Del mismo modo, al revisar la carpeta de Dropbox debe estar subido el archivo en el formato seleccionado.