Usa Make (ex Integromat) para automatizar flujos de trabajo en ArcGIS Survey123

En este primer capítulo de automatización de ArcGIS Survey 123, vamos a aprender como automatizar el flujo de trabajo por medio del registro de las respuestas obtenidas a través de un formulario , en una planilla de Google.

ArcGIS Survey 123: Automatizar flujos de trabajo con Integromat

Para ello, el escenario va a estar a la espera de nuevas respuestas en un formulario de ArcGIS Survey 123, para luego categorizar y guardar dicha información. Este registro se podrá hacer tanto en una planilla de Google, como en una hoja de Microsoft Excel.

Por tanto, será necesario contar con una cuenta de ArcGIS Survey y un formulario creado dentro de la misma; así como con una planilla que contenga en distintas columnas los encabezados de cada una de las preguntas que se realizan en el formulario. Esas mismas columnas se deberán crear en una planilla de Microsoft Excel, ya que de manera simultánea se va a registrar la información en ambas herramientas.

Pasos para la creación del escenario

Para empezar, en Integromat se debe presionar sobre la opción de "Nuevo escenario" y enseguida elegir los módulos principales con los que se va a trabajar. El primero de ellos será la aplicación de Survey 123, pero además se necesitará el módulo de Google sheets y el de Microsoft 365 Excel.

1. Módulo de Survey 123

Al agregar este módulo, la aplicación va a solicitar que se elija la acción que se desea realizar. Para ello, se debe seleccionar la opción de "Watch survey", de modo que el módulo esté a la espera de las nuevas acciones que ocurran en la aplicación.

Lo primero será crear un webhook , conectando ArcGIS Survey con Integromat. Por lo tanto, dentro de la configuración de este primer módulo se deberá realizar lo siguiente:

• Presionar en el botón de "add" en la sección de webhook y enseguida en el campo de conexión, y proporcionar las credenciales necesarias para que Integromat pueda establecer la conexión.

• Una vez se ha introducido el usuario y clave de ArcGIS Survey en la plataforma de Integromat, se deberá elegir el formulario que se desea monitorear. Solo se deben desplegar las opciones listadas en el campo de Survey y enseguida se mostrarán los formularios disponibles.

• Lo próximo que se debe hacer es marcar la casilla de "add data" que se encuentra en la sección de "Trigger events", ya que esto indica que se quieren agregar nuevos datos a partir de las repuestas obtenidas. Presiona en guardar y ok para finalizar.

2. Módulo de Google sheets

Cada una de las respuestas obtenidas se deberán guardar dentro de una planilla de Google; por lo que será necesario agregar un módulo de Google sheets, con la acción de "add a row" o agregar una fila. Este módulo se debe configurar de la siguiente manera:

• Establece la conexión con la cuenta de Gmail donde se tiene almacenada la planilla de Google. En caso de que ya tengas conectada la cuenta solo deberás verificar la información.

• Enseguida se deberá seleccionar el nombre de la planilla en el campo de "spreadsheet" y la hoja en el campo de "sheet".

• Al agregar dicha información se desplegarán los distintos campos que conforman cada una de las columnas de la planilla. Allí se deberán indicar cuales serán los datos que se deben extraer del formulario para completar cada sección. Por tanto, se deberá mapear la información en cada campo , obteniendo los parámetros que correspondan desde el módulo de la planilla de Google.

• Una vez que termines de mapear los campos del formulario con las columnas de la planilla, se deberá presionar ok para terminar con la configuración.

3. Módulo de Microsoft 365 Excel

El mismo procedimiento que se acaba de realizar se puede registrar de manera simultánea en una hoja de Microsoft. Por lo tanto, se va a agregar un módulo de Microsoft 365 Excel, con la acción de "Add a worksheet row" o agregar una fila a la planilla.

En este caso se deberá configurar la conexión con una cuenta de Microsoft, e indicar cual será el webhook , que en este caso es la planilla de Excel que se ha creado previamente. Para hacerlo será necesario completar los siguientes pasos:

• Presiona en el botón "Click here to choose a file" para poder seleccionar la planilla entre el listado de opciones que se muestran.

• Automáticamente se mostrará el campo de "Worksheet", donde se debe elegir la hoja en la cual se desea agregar la información obtenida desde el formulario.

• En el campo de tipo de valores que se agregarán se deberá seleccionar la opción de**"Values".**

• Enseguida se mostrarán los distintos campos que corresponden a cada una de las columnas que posee la planilla de Microsoft Excel. Del mismo modo que se realizó en el módulo anterior, se deberán mapear cada uno de los parámetros del formulario que correspondan con las distintas columnas de la planilla.

• Presiona ok para terminar con la configuración de este módulo.

Probando el funcionamiento del escenario

Para poder verificar que el escenario trabajará correctamente, se deberá hacer una prueba rápida por medio del envío de un formulario. Para ello se debe presionar el botón de "Run once" para que el escenario esté a la espera de nuevas respuestas, y enseguida deberás completar el formulario y enviarlo para que el módulo de Integromat lo detecte.

Pocos segundos después, el escenario mostrará los resultados del proceso de automatización, donde cada uno de los módulos indicará que se ha realizado un proceso.

Al acceder a la planilla de Google, se podrá apreciar que se han cargado las respuestas que hemos enviado en el formulario de manera automática. Asimismo, al actualizar la planilla de Microsoft Excel se podrá comprobar que la información se registró correctamente.