Automatización del proceso de onboarding en autoescuelas con Make

¿Eres propietario de una autoescuela y buscas optimizar tus procesos? ¿Te gustaría reducir el tiempo que dedicas a tareas repetitivas y enfocarte en brindar un mejor servicio a tus alumnos? Denis Piloca tiene la solución perfecta para ti: la automatización del proceso de onboarding utilizando la plataforma Make.

En este artículo, te mostraremos cómo una pequeña autoescuela en Mallorca logró transformar su proceso de registro de alumnos, ahorrando tiempo y reduciendo errores gracias al profesional Denis Piloca. Descubre cómo puedes implementar esta solución en tu propio negocio y llevar tu autoescuela al siguiente nivel.

El desafío de las autoescuelas: optimizar el proceso de onboarding

Las autoescuelas, sin importar su tamaño, enfrentan el mismo reto: gestionar eficientemente el proceso de registro de nuevos alumnos. Este proceso, conocido como onboarding, implica recopilar datos personales, escanear documentos y completar múltiples formularios. Todo esto recae sobre el personal de secretaría, que a menudo se encuentra saturado con otras tareas.

Algunos de los problemas comunes que enfrentan las autoescuelas durante el proceso de onboarding incluyen:

• Pérdida de tiempo al introducir manualmente los datos de los alumnos en diferentes sistemas y plantillas.
• Mayor probabilidad de errores humanos al copiar y pegar información.
• Dificultad para acceder a la información del alumno desde diferentes dispositivos.
• Desorganización de documentos y falta de un sistema centralizado.

La solución: automatización del proceso de onboarding con Make

Para superar estos desafíos, te presentamos la solución implementada por Denis Piloca, experto en automatización y fundador de Automakía. Utilizando la plataforma Make y una combinación de herramientas como OneDrive, Airtable, Tally y PDF.co, Denis logró transformar el proceso de onboarding de una autoescuela en Mallorca.

El nuevo proceso automatizado consta de dos partes principales:

1. El alumno completa un formulario digital en una tablet, proporcionando todos los datos necesarios y escaneando su documento de identidad.
2. La secretaría revisa y valida los datos ingresados, activando la automatización con un solo clic.

A partir de ese momento, Make se encarga de todo el trabajo pesado:

• Crea o actualiza el registro del alumno en la base de datos de Airtable.
• Genera una carpeta personalizada en OneDrive para almacenar todos los documentos del alumno.
• Completa automáticamente las plantillas necesarias, como la ficha del alumno y la autorización de los padres (en caso de menores de edad).
• Guarda todos los documentos en la carpeta correspondiente, accesible desde cualquier dispositivo.

Beneficios de la automatización del proceso de onboarding

Al implementar esta solución de automatización, la autoescuela experimentó mejoras significativas:

• Reducción del tiempo dedicado al registro de nuevos alumnos, pasando de 30 minutos a solo unos pocos clics.
• Minimización de errores humanos al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente en múltiples sistemas.
• Mayor organización y accesibilidad de la información del alumno, gracias a la centralización en OneDrive.
• Mejora en la eficiencia del personal de secretaría, permitiéndoles enfocarse en tareas que requieren atención humana.

La automatización del proceso de onboarding es una solución innovadora que puede transformar la forma en que las autoescuelas gestionan el registro de nuevos alumnos. Al utilizar la plataforma Make y una combinación de herramientas en la nube, es posible ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la organización de la información.

Implementar esta solución no requiere una gran inversión, ya que muchas de las herramientas utilizadas ofrecen planes gratuitos o de bajo costo. Además, el tiempo y los recursos ahorrados gracias a la automatización superan con creces el costo de las herramientas necesarias.

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