Digitalización de procesos: importancia y beneficios para tu empresa

El sector empresarial está sufriendo un proceso de transformación impulsado por la inclusión de la tecnología en las distintas áreas de desarrollo, el cual obliga a que las pequeñas y medianas empresas (Pymes) deban adaptarse rápidamente para evitar quedarse estancadas en el pasado. Es por ello que la digitalización de procesos ha venido gran relevancia en este ámbito.

Al hacer referencia a la digitalización de procesos y su relevancia en el sector de las pequeñas y medianas empresas, se deben tener varios conceptos bien claros, que permitan avanzar en pro de la optimización de los resultados y a su vez, impulsar la transformación digital.

¿Qué es la digitalización de procesos?

Antes de definir qué es la digitalización de procesos, es importante entender qué es un proceso en sí mismo , así como su utilidad dentro de tu empresa. Un proceso se puede definir como un conjunto de actividades que se deben realizar sistemáticamente para obtener un resultado.

Por lo tanto, se puede decir que en una empresa pueden ejecutarse múltiples procesos digitales de manera simultánea; y la integración de todos ellos da como resultado el desarrollo productivo de la empresa. Estas actividades, que se generan usualmente de manera tradicional, se pueden mejorar por medio de la tecnología, lo cual se traduce en la digitalización de procesos.

Entonces, al referirnos a la digitalización de procesos en las pymes, podemos decir que se trata del mejoramiento de las operaciones y actividades de una empresa mediante el uso de las tecnologías emergentes y bien establecidas en la actualidad.

Tipos de procesos que se pueden digitalizar en una empresa

Son muchas las actividades o procesos administrativos que se desarrollan en una empresa, los cuales pueden ser de tipo operativo, de gestión e incluso de dirección. Por lo tanto, es posible digitalizar desde lo más básico, como pueden ser las actividades de gestión diaria y procesamiento de la información, hasta la preselección de candidatos para nuevas vacantes mediante técnicas de descarte con inteligencia artificial, especial para el área de recursos humanos.

Así que este campo de la digitalización de procesos es muy amplio y diverso, según las características de cada una de las pymes; aunque existen varias actividades que indudablemente se deben digitalizar para estar al nivel de las expectativas que tiene el cliente en este mundo del comercio digital.

Y es que son cada vez más las transacciones que se pueden realizar de manera virtual en el entorno comercial para facilitar la experiencia del usuario, lo cual se ha convertido en un aspecto indispensable para todo tipo de empresas y nuevos emprendimientos.

Ejemplos de digitalización de procesos en una empresa

Aunque no se limita a las opciones que indicaremos a continuación, existen varios procesos que son comúnmente digitalizados en las pequeñas y grandes empresas. Estos se mejoran con la finalidad de optimizar el desarrollo de las actividades diarias y así ofrecer una mejor experiencia al cliente, que producen un ahorro tiempo de procesamiento de una transacción.

Algunos ejemplos de digitalización de procesos son:

• Autenticaciones de firmas.
• Sistemas de comunicaciones.
• Sistemas de venta.
• Email marketing.

1. Autenticación de firmas

Una de las actividades comunes en toda empresa es la validación de firmas, que solía ser un proceso largo y tedioso que requería de la intervención humana de manera irreemplazable. Pero afortunadamente hoy en día existen métodos de cifrado criptográfico que permiten implementar firma electrónica totalmente legal y válidas en cualquier aspecto oficial.

De esta manera, muchas pymes han logrado mejorar los procesos de validación, eliminando el lapso de espera por la firma presencial; e incluso el tiempo de envío del material validado de un lugar a otro. Asimismo, gracias a la tecnología de firmas electrónicas, las empresas pueden incluso gestionar contratos en otro lado del mundo en pocos segundos.

2. Sistemas de comunicaciones

El uso de bots para la atención al cliente se ha convertido en una gran herramienta para maximizar el tiempo de trabajo de sus empleados, a la vez que permite descartar de manera inmediata aquellos requerimientos que no necesitan de una atención personalizada.

Un bot de atención en el ámbito empresarial permite ofrecer una solución inmediata al cliente , y en muchas ocasiones le proporciona la solución precisa, gracias a su programación basada en experiencias repetitivas. Y en caso de que la solicitud del cliente no pueda ser resuelta por medio de sus opciones predeterminadas, permite dirigir la atención al talento humano que forma parte de la empresa.

Gracias a este sistema de filtrado, se puede optimizar el tiempo del personal encargado de la atención al cliente, ya que solo recibirá las solicitudes que realmente requieran de sus conocimientos; eliminando aquellas preguntas y consultas repetitivas que consumen su valioso tiempo.

3. Sistemas de venta

La implementación de máquinas con IA capaces de procesar y validar compras es una solución muy oportuna y eficiente para todo tipo de pymes. Se trata de tecnologías que permiten gestionar los pedidos y compras de una manera eficiente , adaptándose a las necesidades de los usuarios de esta nueva economía virtual.

Un ejemplo claro de esta digitalización de procesos son las e-commerce , que se han convertido en una necesidad para la mayoría de empresas que ofrecen productos tanto en el ámbito local como internacional. Estas no solo ofrecen detalladamente cada uno de los artículos en venta, sino que además cuentan con plataformas de pago automatizadas que permiten concretar la negociación de manera inmediata.

Asimismo, ayudan en la gestión y actualización de inventarios sin la intervención de personas que deban estar contabilizando la existencia de productos de manera frecuente.

4. Email marketing

La captación y fidelización de clientes por medio de estrategias eficientes de email marketing automatizadas, son indispensables en la nueva era digital. El envío de correos electrónicos, de gestión, validación e incluso de información como parte de los servicios de suscripción solían ser tareas repetitivas que abarcaban una gran cantidad de recursos humanos.

Pero en la actualidad, todas las campañas de email marketing se han convertido en uno de los pilares de la digitalización de procesos, ya que existen múltiples tecnologías digitales que facilitan la automatización por un bajo costo de inversión para tu negocio.

Importancia de digitalizar procesos en las pymes

Son muchas las ventajas que se pueden enumerar al hablar de digitalización de procesos para las pymes. Sin embargo, existe un aspecto que es ampliamente relevante, puesto que esta digitalización aislada de ciertas actividades representa los cimientos para la implantación de la transformación digital , que debe ser el objetivo al que deben apuntar todas las pymes en la actualidad.

Pero de manera puntual, se pueden enumerar muchos beneficios de digitalizar procesos en tu empresa, entre los que destacan:

• Aumento de la productividad.
• Reducción de costos de producción.
• Agilidad en la atención al cliente.
• Aumento de las posibilidades de expansión.
• Asegurar la vigencia de la empresa.

1. Aumento de la productividad

Al liberar al talento humano de las tareas repetitivas que se pueden desarrollar de manera sencilla con la digitalización de procesos, se pueden aprovechar al máximo las capacidades de los empleados para el desempeño de actividades de valor para la empresa, por lo que se obtiene una mayor productividad.

2. Reducción de costos de producción

Del mismo modo que en el punto anterior, al reducir el tiempo de ejecución de ciertas tareas que ahora se realizan de manera automática con los procesos digitalizados, se puede prescindir de ciertos cargos, ya que se realizarán las mismas tareas en un menor tiempo y con un menor costo de inversión.

3. Agilidad en la atención al cliente

La digitalización de procesos administrativos también minimiza el tiempo de respuesta para la atención al cliente, puesto que los bots y demás procesos automatizados se mantienen constantemente a la espera de señales para interactuar. Asimismo, son capaces de atender múltiples solicitudes en pocos minutos , por lo que los clientes no deben ponerse en lista de espera para ser atendidos.

Este factor es clave para el comercio digital liderado por las nuevas tecnologías, ya que puede representar la diferencia entre un cliente satisfecho que se convierte en usuario frecuente ; y un cliente que decide prescindir de nuestros servicios por la inadecuada experiencia de usuario que ha tenido.

4. Aumento de las posibilidades de expansión

La digitalización de procesos en las pymes también abre las posibilidades a una expansión progresiva y eficiente, ya que al reducir tiempo y costos de producción, se puede enfocar la energía en otras actividades que permitan ofrecer nuevos productos y servicios.

De hecho, la gestión de distintas sedes se puede simplificar al utilizar métodos de digitalización, puesto que la tecnología permite acercar los distintos puntos de comercialización, sin representar grandes gastos o dedicación.

5. Asegurar la vigencia de la empresa

Finalmente, uno de los aspectos más importantes de la digitalización de procesos digitales para las pymes es que representa el factor fundamental para mantenerse con un perfil competitivo en la nueva era de comercio digital.

Esto se debe básicamente a que los estándares del comercio tradicional se han sustituido por las facilidades que ofrece la tecnología en los negocios durante los últimos años, haciendo que sea cada vez más indispensable contar con las distintas herramientas digitales que se ofrecen en las grandes corporaciones.