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Automatiza la tramitación de licencias médicas con Make y OpenAI

Automatiza la tramitación de licencias médicas con Make y OpenAI

En el vertiginoso mundo de la gestión empresarial, la automatización se presenta como una aliada indispensable. En particular, el procesamiento de licencias médicas ha sido históricamente un desafío para las áreas de recursos humanos.

La gestión de licencias médicas recae comúnmente en el área de recursos humanos de las empresas, un proceso que, hasta ahora, ha sido completamente manual, sujeto a errores y consumidor de una considerable cantidad de horas semanales. Cada licencia médica implica diversas tareas, como la extracción y validación de datos desde los documentos, la búsqueda de las últimas tres liquidaciones de sueldo y la notificación al superior del empleado, entre otros.

En este artículo, exploraremos cómo la plataforma Make y OpenAI puede revolucionar la gestión de licencias médicas, transformando un proceso manual y propenso a errores en una eficiente y precisa operación automatizada.

Beneficios de la Automatización Inteligente de Procesos de Salud:

Cuando hablamos de automatización en el ámbito de la salud, no solo nos referimos a simplificar tareas, sino a optimizar la calidad y eficiencia de los procesos. La automatización inteligente de procesos de salud brinda una serie de beneficios clave para las pequeñas y medianas empresas:

  • Mayor Rapidez: La automatización reduce drásticamente los tiempos de ejecución de los procesos, permitiendo una respuesta ágil ante las licencias médicas.
  • Mayor Fiabilidad: Con algoritmos de calidad, la automatización minimiza los errores humanos, garantizando la precisión en el procesamiento de la información.
  • Más Tiempo para Tareas de Valor: Al liberar a los profesionales de salud de tareas rutinarias, se les brinda la oportunidad de enfocarse en actividades que requieren su experiencia y atención especializada.
  • Más Información: La inteligencia artificial facilita el procesamiento de grandes cantidades de datos, proporcionando una visión más completa de la información relevante.
  • Ahorro de Costes: La reducción de recursos asociados a procesos automatizados se traduce en ahorros tangibles para la empresa.

¿Listo para dejar atrás los métodos manuales? Descubre cómo Make puede transformar tu enfoque en la gestión de licencias médicas.

Stack tecnológico a utilizar

Antes de sumergirnos en el proceso automatizado, es importante conocer las herramientas y servicios que vamos a utilizar:

  • Make, nuestra plataforma de automatización de procesos favorita.
  • Google Workspace, para administrar la organización.
  • Slack**, Gmail y Google Task**, como canales de notificación.
  • Google Drive, como espacio de almacenamiento de los diferentes archivos involucrados.
  • OpenAI, la inteligencia artificial para extraer los datos desde los archivos de la licencia médica, usando un asistente creado con el modelo GPT-4.
  • Buk el software de Recursos Humanos que simplifica y centraliza toda la gestión de personas.

Una Solución para la Gestión de Licencias Médicas Automatizada con Make:

Ahora, adentrémonos en la solución concreta que podemos crear en Make para la gestión de licencias médicas.

Este proceso innovador simplifica cada paso, desde la recepción de la licencia médica hasta la notificación correspondiente.

El proceso creado es:

Aquí te presento cómo funciona:

  1. Válida si el individuo es un empleado de la empresa, realizando una búsqueda en la instancia de Google Workspace.
  2. Verifica la existencia de una carpeta en Google Drive con el nombre correspondiente al número del mes actual; en caso contrario, procede a crearla.
  3. Sube el archivo PDF adjunto al correo electrónico a la carpeta del mes actual en Google Drive.
  4. Transfiere el archivo a la plataforma de #OpenAI.
  5. Ejecuta una solicitud al asistente diseñado en OpenAI, solicitando la lectura, interpretación y retorno de datos específicos desde el documento.
  6. Si la validación es exitosa, crea una carpeta en Google Drive con el nombre compuesto por la fecha en formato Mes-Año y el RUT del empleado.
  7. Mueve el archivo PDF a la carpeta recién creada.
  8. Registra en una hoja de cálculo de Google todos los datos extraídos del documento PDF de la licencia médica.
  9. Notifica al equipo de Recursos Humanos a través de una notificación por correo electrónico y #Slack.
  10. Genera una alerta al equipo de Recursos Humanos con una fecha de expiración de 2 horas desde la recepción del documento.
  11. Informa al empleado mediante correo electrónico y Slack que su licencia médica ha sido recibida.
  12. Busca al superior del empleado en Google Workspace; en caso de existir, le notifica por correo electrónico y Slack que su subordinado ha enviado una licencia médica, registrando además los datos del superior en la hoja de cálculo de Google.
  13. Busca en el software de Recursos Humanos, Buk, los datos asociados al empleado.
  14. Localiza el contrato del empleado en Buk y lo almacena en la carpeta creada específicamente para dicha licencia en Google Drive.
  15. Busca las últimas tres liquidaciones de sueldo en el software de Recursos Humanos y las guarda en la carpeta destinada para esa licencia en Google Drive.

La aplicación de esta automatización no solo optimiza el tiempo, sino que también libera recursos humanos para tareas de mayor valor dentro de la empresa.

¿Cuánto cuesta mantener este sistema activo?

En la imagen, observarás diversas pelotitas de colores, cada una denominada módulo, representando una acción dentro de una aplicación, como por ejemplo, cargar un archivo en Google Drive.

En el caso de ejecutar todo el proceso, en la ruta más extensa se consumen 35 operaciones.

Es fundamental recordar que la unidad de cobro de Make es la cantidad de operaciones, y el plan Core, valuado en 9 dólares al mes, ofrece 10.000 operaciones.

Con respecto al costo de OpenAI, el procesar 1 PDF, el costo estimado es 0.11 USD.

De este modo, podrías procesar aproximadamente 385 licencias médicas al mes con dicho plan de 9 usd

  • Costo de Make: 9 USD
  • Costo de OpenAI: 52 USD
  • Costo de soporte: 150 USD (3 horas al mes)

Evaluando el Valor del Tiempo Ahorrado (VTG)

En el análisis del tiempo invertido en el procesamiento de licencias médicas, consideremos un escenario en el cual un empleado destina aproximadamente 9 minutos por licencia.

Si el volumen de licencias alcanza las 385, el tiempo total requerido ascendería a 57.75 horas.

Supongamos que el valor de una hora de trabajo en el área de recursos humanos es de 13 USD.

Bajo estas premisas, el costo total ascendería a 750.75 USD, sin tener en cuenta posibles costos indirectos que pudieran surgir.

Ahora, evaluemos el impacto real de optimizar este proceso.

Este cálculo no solo subraya la importancia de optimizar el tiempo invertido, sino que también destaca la significativa reducción de costos asociados.

Es crucial tener presente que estos números podrían incluso subestimar el verdadero valor, ya que algunos costos indirectos no se han considerado aquí.

¡La eficiencia no solo ahorra tiempo, sino también recursos! 💰🕒

En conclusión:

En el dinámico escenario de la gestión de licencias médicas, la automatización con Make emerge como un cambio de juego. Al liberar recursos, reducir tiempos de tramitación y mantener a todos los actores informados, esta solución no solo mejora la eficiencia, sino que también eleva la calidad de los procesos.


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Sobre mí Francisco de Brito Fontes
Francisco de Brito Fontes
Consultor, especializado en Marketing y Automatización de procesos con Make (ex Integromat). Lee más

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