5 maneras de automatizar Airtable con Make

Airtable se ha convertido en una excelente herramienta para gestionar todo tipo de datos de forma organizada y muy visual, hasta el punto de que hay quien ha dejado de usar hojas de cálculo. Airtable es un software basado en la nube que permite a los usuarios crear tablas y bases de datos, que se puede compartir fácilmente con otros, que puede convirtiese en una herramienta estratégica para administrar tu negocio.

El software es perfecto para aquellos que necesitan realizar un seguimiento de grandes cantidades de datos, ya que ofrece una variedad de funciones, como clasificación, filtrado y colaboración.

Sin embargo, son muchas las funciones que podrás automatizar al integrar Airtable con Make, para hacer de las gestiones de tus proyectos una tarea mucho más sencilla.

Airtable y Make son dos poderosas herramientas que se pueden utilizar juntas para automatizar tareas y optimizar la gestión del tiempo, ambas herramientas son muy empleadas por las agencias marketing digital. En este artículo, te voy a explicar 5 formas en las que puedes usar Airtable con Make para lograr una mayor eficiencia.

Con la flexibilidad de Airtable y las capacidades de automatización de Make, las dos herramientas se complementan perfectamente para ayudarte a hacer más en menos tiempo en tu negocio.

Para conectar Airtable y Make, primero debemos generar una clave API en Airtable. Esto nos dará acceso desde nuestra cuenta Make. Una vez que hayamos generado la clave, podemos configurar los distintos módulos de Airtable que emplearemos en nuestra cuenta Make. Hacer esto nos permitirá acceder a nuestros datos de Airtable desde Make. Este es un paso necesario para usar los dos servicios juntos.

Sincronizar actividades del calendario con Airtable

Hoy en día es muy común utilizar el calendario de Google para agendar todas aquellas citas o reuniones que tenemos pendientes. Pero si utilizas Airtable, de seguro que estarás sacándole provecho a las funciones de administración de reuniones o eventos que ofrece esta plataforma.

Sin embargo, almacenar registros de tu agenda en dos lugares diferentes puede ocasionar que se produzcan duplicidades que pueden crear una situación incómoda. Es por ello que puedes utilizar Make para que se agreguen los planes de tu calendario de Google con tu cuenta de Airtable. Y puedes hacer lo mismo en sentido inverso, para que se incorporen las tareas que registren en Airtable en tu cuenta de Google Calendar.

De este modo podrás llevar todos tus registros de manera organizada en las dos plataformas que usas para la gestión de tus citas, a la vez que no pierdes tiempo para agregar contenido duplicado en dos sitios diferentes.

Agregar información de formularios en Airtable

Si bien Airtable tiene la función de crear formularios y registrar los datos obtenidos desde estos en su plataforma, también puedes sincronizar otros formularios externos que emplees, para que los datos se agreguen en tu base de datos de Airtable.

Para ello Make es el aliado ideal, ya que permite automatizar el proceso de obtención de las respuestas de los formularios, para luego agregar dicha información de manera organizada y automática en una base de datos de Airtable.

Crear flujos de trabajo integrados

Airtable puede funcionar a la perfección como una herramienta de gestión de flujos de trabajo en equipo, gracias a su sistema de filtrado que permite que se puedan designar funciones o tareas específicas a cada miembro de un equipo. De esta manera, todos los integrantes del grupo de trabajo que accedan a la base de datos de Airtable, pueden observar cuáles son las asignaciones que tienen pendientes.

Pero asignar manualmente las tareas puede ser cosa del pasado. Actualmente, se puede automatizar el proceso con Make, para que cada vez que se agreguen nuevos registros en Airtable, se designen automáticamente los encargados de cada tarea.

Así minimizarás el tiempo que le dedicas a la designación de tareas de un flujo de trabajo específico, y podrás maximizar las horas de tu tiempo laboral para realizar otras actividades de mayor productividad.

Enviar notificaciones personalizadas con Make

Cuando se trabaja en equipos, es indispensable mantener a todos los miembros del grupo informados sobre los avances importantes del proyecto en común. Y en caso de que hayas automatizado el proceso para designación de tareas, será necesario que le envíes notificaciones a cada de uno de los miembros sobre las nuevas tareas por ejecutar.

Para ello puedes utilizar Make, y hacer una integración donde se pueda informar al miembro específico del equipo que deba ser notificado. De esta manera se evita recargar a los demás miembros del grupo con información innecesaria, a la vez que se puede mantener informados a cada uno de ellos de las actividades que les competen.

Actualización de información en múltiples plataformas

Si aún trabajas de forma tradicional y guardas registros en hojas de cálculo u otras plataformas de gestión de datos, es posible que debas copiar y pegar una y otra vez la misma información en distintas plataformas. Pero esto puede requerir de mucho tiempo que será desperdiciado.

Para evitarlo, lo mejor que puedes hacer es generar una automatización con Make, donde se sincronice la información que se agregue en Airtable en las distintas hojas de cálculo que usas de manera eventual para llevar tus registros.

En conclusión, Airtable y Make son dos herramientas poderosas que se pueden emplear juntas para automatizar tareas, tomar decisiones estratégicas y ahorrar tiempo. He explicado 5 automatizaciones en este artículo, pero hay muchas más posibilidades. Te animo a que experimentes y veas qué automatizaciones te pueden ayudar en tu trabajo.