De lo Manual a lo Automático: Revoluciona el Control de Asistencia con Arduino y Make 💡

¡Saludos, entusiastas de la automatización! Este artículo te llevará a través de un fascinante recorrido desde los registros en papel hasta la total automatización de la gestión de asistencia.

Prepárate para descubrir cómo la combinación de Arduino, Factorial y la poderosa plataforma de automatización de procesos, Make, puede transformar tu enfoque hacia la eficiencia.

Historia

Imagina un entorno donde los registros en papel y las tareas manuales dominan la gestión de asistencia. ¿Te resulta familiar? En un mundo que avanza hacia la automatización, estas prácticas pueden volverse obsoletas.

La necesidad de optimizar el tiempo y minimizar errores nos lleva a explorar nuevas posibilidades. Es aquí donde entra en juego la idea de automatizar con Make.

La automatización de procesos no solo es una opción, sino una necesidad para agilizar las operaciones diarias. Al abrazar esta tendencia, te embarcarás en un viaje hacia una gestión de asistencia sin complicaciones y más eficiente.

🎯 La Idea

La clave para lograr una gestión de asistencia optimizada radica en la fusión del mundo físico con el mundo online, combinando la ingeniería de Arduino con la eficacia de la plataforma de recursos humanos Factorial, todo orquestado a través de la plataforma de automatización Make.

Aquí te presento cinco pasos esenciales para convertir esta idea en realidad:

1. Diseño del sistema: Visualiza el flujo de trabajo ideal y cómo se debe integrar el mundo físico con el virtual.
2. Selección del hardware: Elige el dispositivo físico que se ajuste a tus necesidades y asegúrate de su compatibilidad con la idea a realizar, en este caso se debe contemplar acceso a internet y leer tarjetas RFID/NFC.
3. Configuración en Factorial: Asegúrate de tener todos los datos necesarios en la plataforma para una sincronización perfecta. Para este ejemplo, necesitamos que cada empleado tenga registrado el código de su tarjeta NFC en el campo «Identificador de empresa del empleado/a».
4. Conexión Arduino y Factorial: Vamos a utilizar Make para establecer una comunicación fluida entre ambos y el medio de comunicación será un webhook. La placa Arduino al leer la tarjeta NFC del empleado enviará los datos leídos a Make vía un llamado al webhook.
5. Pruebas y ajustes: Lleva a cabo pruebas exhaustivas para garantizar que la automatización fluya sin problemas. La optimización continua es clave.

Recuerda, la automatización de procesos no solo ahorra tiempo, sino que también potencia la precisión y reduce errores.

🛰️ Stack Tecnológico: Para Transformar tu Control de Asistencia 🛠️

Antes de sumergirnos en el proceso automatizado, conozcamos las herramientas y servicios clave:

• Make: Nuestra plataforma favorita para la automatización de procesos. https://www.make.com/en
• Factorial: El software de gestión de recursos humanos de excelencia para las pequeñas y medianas empresas. https://factorialhr.es/
• Arduino: El dispositivo físico que nos permite leer las tarjetas RFID/NFC, la placa seleccionada es un Arduino nano 33 Iot y el accesorio MFRC522.
• Google Gmail: Para enviar las notificaciones del sistema.
• Slack: Para enviar las notificaciones del sistema.

🚧 Proceso de Construcción

Vamos a adentrarnos en la acción real. Imagina el zumbido de la impresora generando informes de asistencia sin esfuerzo. Para lograrlo, sigue estos pasos prácticos:

• Configuración en Factorial: Ajusta las configuraciones para garantizar una conexión perfecta. Crea una API key que la necesitarás en Make y asegúrate que cada empleado tenga registrado el código de tarjeta RFID en su perfil.

• Proceso en Make: Ingresa a make.com, crea una cuenta, luego un escenario que empiece con un webhook y realice las distintas acciones en la plataforma de Factorial, ejemplo, buscar al empleado y registrar su asistencia.

• Ensamblado y codificación del Arduino: Arma el circuito en un protoboard e implementa el código para la lectura de la tarjeta RFID y la comunicación entre el dispositivo físico Arduino y Factorial vía un llamado al Webhook previamente creado en Make.

• Pruebas y optimización: Lleva a cabo pruebas exhaustivas y ajusta cualquier detalle necesario.

La paciencia es clave en este proceso. Cada pequeño ajuste nos acerca más a una gestión de asistencia sin complicaciones.

🎓 Proceso Detallado: Cómo Construir un Sistema con Arduino, FactorialHR y Make

Aquí te detallo cada paso meticuloso del proceso que diseñé para optimizar la eficiencia en el departamento de Recursos Humanos:

• La placa Arduino escanea la tarjeta RFID/NFC utilizando la placa MFRC522.
• El valor leído se envía a Make mediante un llamado a un webhook, aprovechando la conexión wifi del Arduino.
• Al recibir la llamada, Make ejecuta el escenario, un proceso automatizado.
• La primera acción consiste en leer la lista completa de empleados desde Factorial y buscar al empleado filtrando por el campo «Identificador de empresa del empleado/a», que debe coincidir con el valor leído de la tarjeta RFID recibido en el webhook.
• Si no se encuentra al empleado, se notifica al área de seguridad mediante Slack y correo, informando sobre un intento de ingreso no válido.
• En caso de que el empleado exista, pero esté desvinculado, se notifica al área de seguridad y Recursos Humanos a través de Slack y correo, indicando un intento de ingreso no válido.
• Si se confirma que es un empleado válido, se obtienen los datos de su contrato para validar los días laborables.
• En el caso de que el registro se realice en un día no permitido según el contrato, se notifica al área de Recursos Humanos por medio de Slack y correo, indicando un intento de registro de hora no válido.
• Si el empleado y el día son válidos, se registra en Factorial su ingreso o egreso.
• En el caso de un ingreso y si se realiza 30 minutos después del horario permitido, se registra internamente su tardanza.
• Si se acumulan 3 o más tardanzas en el mes, se identifica al manager en Factorial.
• Se busca el usuario en Slack del manager y se le notifica sobre la falta incurrida por el empleado.
• Además, se notifica al área de Recursos Humanos sobre la falta cometida por el empleado.

🧠 Código fuente del Arduino

Conclusión

¡Felicidades! Has recorrido el camino desde los registros en papel hasta la automatización total.

Ahora, cada minuto ahorrado en la gestión de asistencia se convierte en una inversión en la eficiencia general. La combinación de Arduino, FactorialHR y Make es un trío imparable que libera de las cadenas de las tareas manuales.

En resumen, automatizar con Make no es solo una opción; es la clave para simplificar rutinas y potenciar la productividad.

Explora nuevas formas de integrar automatizaciones con Make.com en tu día a día y optimiza tu camino hacia la eficiencia.

¡Hasta la próxima, seguidores de la eficiencia!