Gestión de Proyectos Automatizada: La Clave para el Éxito de tu Negocio

¿Alguna vez has sentido que tu negocio se estanca debido a la falta de organización y seguimiento en tus proyectos? ¿Te gustaría poder comunicarte de manera efectiva con tus clientes durante cada etapa de su proyecto, sin tener que dedicar horas interminables a tareas repetitivas? Si tu respuesta es sí, entonces la automatización de la gestión de proyectos con Make es justo lo que necesitas.

En este artículo, te mostraré cómo Juan Sebastian Lasso ha implementado un sistema automatizado de gestión de proyectos, basado en el caso de éxito de ErcoEnergía. Descubrirás cómo integrar herramientas como Zoho Projects, Zoho Mail y WhatsApp para crear un flujo de trabajo eficiente que te permita comunicarte con tus clientes de manera oportuna y personalizada.

El Reto de la Comunicación Efectiva en la Gestión de Proyectos

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas al gestionar proyectos es mantener una comunicación clara y constante con sus clientes. En el caso de ErcoEnergía, el equipo de Juan se enfrentaba a dificultades para informar a los clientes sobre las fases de construcción de sus proyectos solares fotovoltaicos en tiempo real.

La información se encontraba dispersa en diferentes herramientas, como Zoho CRM, Zoho Projects y WhatsApp, lo que dificultaba la entrega de comunicaciones claras y oportunas. Además, las tareas se completaban en horarios distintos, incluso fuera del horario laboral, lo que complicaba aún más el proceso de comunicación.

La Solución: Automatización con Make

Para superar estos desafíos, el equipo de Juan decidió implementar una solución de automatización utilizando la plataforma Make. La idea era integrar las diferentes herramientas que ya utilizaban, como Zoho Projects, Zoho Mail, WhatsApp y Excel, para crear un flujo de trabajo automatizado que permitiera enviar comunicaciones personalizadas a los clientes en el momento adecuado.

El primer paso fue crear dos escenarios en Make: uno para el envío de comunicaciones instantáneas durante el horario laboral, y otro para programar el envío de notificaciones fuera del horario laboral, feriados y fines de semana. De esta manera, se aseguraban de que los clientes recibieran la información relevante en el momento adecuado, sin generar una mala experiencia.

Integración de Herramientas y Uso de APIs

Una de las grandes ventajas de Make es su capacidad para integrar diferentes herramientas, incluso si no cuentan con un módulo específico para la tarea que se desea automatizar. En el caso de ErcoEnergía, utilizaron la función de webhooks de Zoho Projects para recibir notificaciones cada vez que se completaba una tarea mapeada.

Luego, mediante el uso de APIs, pudieron conectar Zoho Mail para enviar correos electrónicos personalizados con plantillas prediseñadas. También integraron WhatsApp a través de la plataforma BERT para enviar notificaciones por mensajería instantánea, programando los envíos para evitar horarios no laborales y feriados.

Registro y Seguimiento de Comunicaciones

Otro aspecto crucial de la automatización implementada por Juan Lasso fue la capacidad de registrar y dar seguimiento a las comunicaciones enviadas. Utilizando Excel 365 en la nube, crearon un registro detallado que incluía la fecha exacta de envío, el medio utilizado, el nombre de la comunicación y los datos del cliente.

Esto les permitió tener un historial completo de las interacciones con cada cliente, sin necesidad de buscar manualmente en diferentes plataformas. Además, gracias a los data stores de Make, pudieron programar el envío de comunicaciones posteriores a la finalización de ciertas tareas, incluso meses o años después.

La automatización de la gestión de proyectos con Make permitió a ErcoEnergía superar los desafíos de comunicación con sus clientes, optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia general de su negocio. Al integrar herramientas como Zoho Projects, Zoho Mail, WhatsApp y Excel, lograron crear un flujo de trabajo automatizado que les permitió enviar comunicaciones personalizadas y oportunas a sus clientes durante cada etapa de sus proyectos.

Además, la capacidad de programar envíos, evitar horarios no deseados y registrar detalladamente cada interacción les brindó un mayor control y visibilidad sobre el proceso de comunicación. Todo esto se logró sin la necesidad de adquirir nuevas herramientas o plataformas, aprovechando al máximo las membresías existentes de la empresa.

Si tú también buscas optimizar la gestión de proyectos en tu negocio y mejorar la comunicación con tus clientes, te invito a explorar el poder de la automatización con Make. No importa el tamaño de tu empresa o el sector en el que operes, la automatización puede ayudarte a ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la satisfacción de tus clientes.

Para comenzar, te recomiendo evaluar los problemas o dolores que enfrentas actualmente en la gestión de tus proyectos. Luego, revisa las herramientas que ya tienes a tu disposición y explora cómo puedes integrarlas con Make para crear flujos de trabajo automatizados.

Si necesitas inspiración o guía en este proceso, te invito a visitar Automatiza.dev, donde encontrarás más de 150 escenarios listos para instalar con un solo clic.

Descubre cómo la automatización puede revolucionar tu negocio y llevarlo al siguiente nivel. ¡Tu eficiencia está a un clic de distancia! 😉