Automatiza en pocos pasos Google Sheets y Telegram - Día 4 Tutorial Make (ex Integromat)

por: Francisco de Brito Fontes
Jan 21, 2021

Automatizar Google Sheets y Telegram

Cada vez que se agrega una nueva fila a una hoja de cálculo de Google Sheets se envía automáticamente un mensaje a Telegram. Publicar en Telegram desde Google Sheets con Integromat.

Tutorial 30 días con Make (ex Integromat) – Día 4: Publicar en Telegram desde Google sheets

El capítulo 4 de este tutorial de 30 días con Make (ex Integromat), se trata de leer una planilla de Google, para rescatar la información de una fila de la misma y publicarlo dentro de un canal de Telegram. Posteriormente se deberá actualizar la misma fila dentro de la planilla para no volver a enviar el mismo mensaje.

La idea del escenario es estar observando la planilla y en el momento en que se detecte una nueva fila, éste rescatará el texto, lo publicará en Telegram y actualizará esa fila con algún dato que permita identificar que ha sido procesada, como la fecha de envío por ejemplo.

Pasos para crear el escenario automatizado con Integromat

Antes de crear el escenario en Integromat será necesario crear una planilla de Google en tu carpeta de Google drive. Dicha planilla tendrá solamente tres columnas, las cuales contendrán el mensaje, la fecha de envío y una columna donde se indicará si se envió o no el mensaje ("True" o "False").

También será necesario contar con un canal de Telegram, que en este caso será el mismo que hemos venido usando en los capítulos anteriores de este tutorial de 30 días con Make (ex Integromat).

Una vez en la cuenta de Integromat, vamos a necesitar los módulos de Googles sheets y Telegram. Así que los debes buscar entre el listado, seleccionarlos y presionar en "Continuar".

Configurando el módulo de Google sheets (Planilla de Google)

El módulo que va a dar inicio al escenario va a ser el de la planilla de Google, con el trigger de " Watch rows". Esto quiere decir que va a estar observando justamente las nuevas filas que se vayan creando en la planilla.

Para empezar la configuración, el módulo va a solicitar que selecciones la conexión, indicando el correo asociado al Google drive.
Lo siguiente será seleccionar la planilla. Debes buscarla por su nombre, y seleccionarla.
Indica la cantidad de hojas de la planilla. En este caso será una sola.
En el segmento de "Límite", vamos a indicar que cada vez que perciba una nueva fila en la planilla, la traiga para ir publicando un mensaje en la cuenta de Telegram. Presiona "Ok".
El siguiente paso es indicarle al módulo desde cuándo va a empezar a captar la información de las filas de la planilla. Puede ser desde una fila específica, todas o elegirlas manualmente.

Configurando el módulo de Telegram

Debes agregar el módulo de Telegram con la acción de "Mandar mensaje" y conectarlo con el módulo anterior.

En la configuración debemos agregar la conexión del módulo, el cual será el mismo bot que hemos creado en el capítulo 2 de este tutorial de 30 días con Make (ex Integromat). Asimismo, deberás agregar el ID del canal.
En la casilla de "texto" deberás agregar los indicadores de la información que deberá guardar el módulo. En este caso debes seleccionar la columna A que corresponde a "Mensaje". Las demás configuraciones pueden quedar como vienen por defecto y solo debes presionar "Ok".

Configurando la conexión

Es importante establecer cuándo no se debe realizar alguna acción, ya que la idea no es publicar en Telegram un mensaje de algo que ya se publicó previamente. Por lo tanto, será necesario configurar un filtro en la conexión que hemos creado entre ambos módulos.

Al presionar clic sobre esta conexión, verás una pantalla donde vamos a establecer las condiciones que se deben presentar para que se pueda dar continuidad al escenario. Este filtro está ligado específicamente a la última columna de la planilla, donde se va a establecer con "true o false" cuando el texto ha sido enviado.

Entonces, en la configuración de la conexión deberás establecer lo siguiente:

En la casilla de "Condición" deberás seleccionar el parámetro "Enviado". Posteriormente con un operador booleano deberás seleccionar el parámetro "igual a" (equal to) "false".
Colócale una etiqueta a la conexión para entender cómo va a funcionar, y presiona OK.

Este filtro lo que indica es que el escenario va a pasar a este módulo solamente, cuando en la planilla diga "false".

Configurando la actualización de la planilla

Una vez que se publica el mensaje, es necesario actualizar la última columna para que cambie su condición de "false" a "true", y así no se vuelva a enviar el mensaje duplicado. Por lo tanto, será necesario agregar otro módulo que vaya conectado al de Telegram, con la acción de "actualizar una fila". En la configuración deberás ingresar lo siguiente:

Para empezar la conexión está establecida, por lo que solo deberás seleccionar la misma casilla que tenemos en el Google drive.
Indica la cantidad de hojas de la planilla.
El "número de fila" ya viene en el primer módulo, así que presiona sobre la barra y en la configuración del módulo 1 selecciona el parámetro de "Row number".
En los parámetros de contenido de la planilla vamos a actualizar la columna de fecha, para que muestre la fecha en que se publicó. Para ello debes seleccionar la opción "Now".
Por su parte, en la columna C que corresponde a "Enviado", debes seleccionar el parámetro "True".

De esta manera, una vez que se activa el escenario, se lee la fila de la planilla que diga "false", se publica y con esta última actualización se va a modificar la fecha de envío y el parámetro de la última columna pasará de "false" a "true".

Probar el funcionamiento del escenario

Para comprobar que todo el proceso esté funcionando correctamente, debes crear algún contenido en la primera fila de la planilla de tu Google drive para que al correr el escenario se ejecute el proceso.

Entonces ingresa en la primera columna un mensaje de prueba, y escribe "false" en la última columna, pues esta es la frase que el proceso debe hallar para continuar con la ejecución del escenario.

Vuelve a Integromat y presiona de "Run once" para poner en marcha el escenario. Tras un proceso rápido verás que aparecen las notificaciones de las operaciones que realizó cada módulo.

Para confirmarlo debes ingresar al canal de Telegram, donde verás que el bot publicó el mensaje. Posteriormente al ingresar a la planilla base, podrás ver que está actualizada la fecha y se cambió el estado de false a true.

Antes de guardar recuerda renombrar los módulos y el escenario como tal para llevar organizados cada uno de los procesos que realizas con Integromat.

De este modo leímos desde un sitio externo información y lo publicamos en el canal de Telegram de manera automática. Esto es muy útil por ejemplo para extraer las ventas o visitas de un e-commerce y mantener actualizado el sistema; aunque en el ámbito comercial las aplicaciones son muy diversas y lo puedes aplicar en base a tus requerimientos.