¿Cómo usar Google Sheets para actualizar masiva de productos?

Los planes de Make (ex Integromat), se contabilizan tanto por cantidad de operaciones realizadas, como por los datos que se van consumiendo en cada una de estas. Es precisamente por ello que es indispensable optimizar los procesos para evitar que se realicen escenarios que requieran de un consumo elevado de datos, de manera que puedas usar tu plan para hacer más automatizaciones.

A medida que nos esforzamos por ser más eficientes en nuestras tareas diarias, la automatización puede ser una gran herramienta para ayudar a optimizar algunas de las actividades más mundanas. Una forma útil de automatizar es usar Make al buscar contenido masivo en Hojas de cálculo de Google.

En este artículo, explicaré la forma correcta de optimizar sus automatizaciones con Make al realizar dichas búsquedas. Con la técnica y las herramientas adecuadas, puede ahorrarse tiempo y energía al analizar grandes cantidades de datos.

Automatización original

Cuando se quieren obtener los registros de una columna específica de una planilla de Google, la forma tradicional de hacer la consulta es por medio del módulo de Google Sheets con la acción de “Buscar filas”. Este proceso permite obtener la información, pero no la ordena ni la clasifica.

Si deseas ordenar todo el contenido de una fila en particular, generalmente se deben usar varios módulos adicionales:

• Una herramienta de “Agregador numérico” que permita contar la cantidad de resultados obtenidos por la búsqueda específica (filas).
• Luego es necesario agregar un módulo de “Array aggregator”, para poder crear el listado de elementos.
• Seguidamente, se debe colocar un iterador que permita recorrer el listado completo.
• Finalmente, se debe agregar una herramienta de “Text aggregator"para crear el texto de salida con los resultados obtenidos.

Este es un escenario que no usará muchas operaciones, pero al realizar múltiples veces el proceso de lectura del contenido, va a consumir gran cantidad de datos.

Automatización optimizada

Hay una forma sencilla de realizar todo este procedimiento, consumiendo un mínimo de recursos. La clave está en el módulo de Google Sheets , el cual se debe agregar seleccionando una acción diferente: en lugar de elegir la opción de “Buscar filas”, se debe elegir la acción de “Buscar filas (Avanzado)”.

Esta es una función que permite hacer consultas a través del campo “Query”, en el cual se pueden configurar las especificaciones del contenido que se desea obtener. En este caso, se le puede indicar al módulo que seleccione cierta columna, cuente la cantidad de filas que hay en la misma, y que agrupe todo siguiendo el próximo formato de ejemplo:

SELECT B, count (B) group by B order by B

De esta forma todo el contenido se seleccionará, ordenará y extraerá con una sola operación, y lo siguiente que se debe hacer es configurar la herramienta de “Text Aggregator” para crear el texto de salida con los resultados obtenidos.

Comparación de los resultados

Al aplicar esta optimización a un escenario práctico donde se extrae la información de la columna B de una planilla de Google, se pueden apreciar estos resultados:

• Se redujo a menos de la mitad la cantidad de operaciones necesarias.
• El tiempo requerido fue el mismo en ambos casos ya que se trata de un escenario simple.
• Hay una reducción significativa de los datos necesarios para hacer el proceso de búsqueda.

En conclusión, usar Make para optimizar sus automatizaciones al buscar contenido masivo en Hojas de cálculo de Google es la mejor manera de buscar de manera eficiente y rápida. Make proporciona a los usuarios un marco de comandos fácil de usar que se puede usar para crear potentes canalizaciones de automatización.

También te permite personalizar tus búsquedas según los parámetros y datos que necesites. Al comprender los fundamentos de Make, puede usarlo de manera efectiva para aumentar la productividad y minimizar el esfuerzo manual.