Automatiza el envío de reportes de ArcGIS Survey123 con Make (ex Integromat)

En este nuevo tutorial de automatización de ArcGIS Survey con Integromat, se va a crear un escenario que permita enviar los reportes que se crearon en el capítulo anterior, a través de correo electrónico.

ArcGIS Survey 123: Enviar reportes de ArcGIS Survey123 por correo electrónico

En otro tutorial aprendimos como extraer y enviar la información de las respuestas del formulario a través de un correo electrónico mediante texto. Pero en este caso se va a enviar dicho email junto a un archivo adjunto , que será precisamente el reporte.

Pasos para la creación del escenario

El procedimiento se va a realizar utilizando una cuenta de Gmail y una de Microsoft , con la finalidad de demostrar que se puede automatizar con distintos tipos de cuentas de correo electrónico.

Por lo tanto, para la creación del escenario se va a necesitar una cuenta de Integromat y un formulario de ArcGIS Survey. Además, se van a utilizar los módulos de Gmail, Microsoft 365 Email y Survey123.

1. Módulo de Survey123 (Esperar respuestas)

Al igual que en los demás tutoriales de este conjunto de capítulos dedicados a ArcGIS Survey 123, el primer módulo que da inicio a la automatización es el de Survey123, con la acción de "Watch survey".

Éste actúa como un webhook, por lo que se debe configurar la conexión para que el módulo funcione correctamente. Si aun no has realizado esta configuración, te invito a que leas el artículo dedicado a automatizar flujos de trabajo donde se explica cómo hacerlo paso a paso.

2. Módulo de Survey123 (Crear reporte)

Una vez se realice la conexión, será necesario agregar un nuevo módulo de Survey123, pero esta vez con la acción de "crear reporte". Al igual que el capítulo anterior, este módulo deberá configurarse de la siguiente manera:

• Realiza la conexión con la cuenta de ArcGIS Survey.

• En el campo de "Survey" selecciona el reporte que se desea utilizar.

• Al desplegarse la opción de "Report template" se deberá seleccionar la plantilla que se eligió previamente.

• En el campo de "Feature ObjectID" se deberá indicar cuál es el ID del objeto , el cual se encuentra al desplegar los atributos feature>result>objectId del primer módulo de Survey123.

• Lo siguiente que se debe hacer es indicar el formato en el cual se desea obtener el reporte , el cual puede generarse en como un documento de Microsoft Word, o como un archivo PDF.

• Ahora solo queda darle un nombre al reporte en el campo de "Output report name". Aquí puedes escribir un nombre o seleccionar el parámetro de "Feature ObjectID" para identificar fácilmente el documento al momento de realizar la descarga.

3. Módulo HTTP

Es necesario agregar un módulo HTTP con la acción de " Get a file", de modo que éste se encargue de descargar el reporte y lo prepare para luego ser enviado. En este caso la configuración es muy sencilla. Solo se debe seleccionar el parámetro de URL del archivo desde el segundo módulo de Survey123 que es el que tiene el reporte.

Dicho parámetro se encuentra en la ruta resultInfo>resultFiles[]>URL. Una vez se defina la ubicación del archivo, se debe presionar en el botón de ok para finalizar con la configuración.

4. Módulo de Gmail

Para poder enviar el reporte a través de correo electrónico, se va a utilizar el módulo de Gmail, con la acción de "Send an email" o enviar un correo. En este caso se debe configurar lo siguiente:

• Selecciona la cuenta de Gmail asociada al correo desde donde se enviará el email, entre el listado de conexiones disponibles en el campo de "Connection".

• En el campo "To" se debe escribir la dirección de correo electrónico a la cual se le va a enviar el reporte.

• Seguidamente se deberá especificar el asunto del mensaje, escribiendo de que se trata el correo que se enviará en el campo de "Subject".

• En el contenido del mensaje se puede utilizar la misma estructura que se empleó en el capítulo anterior, donde se tomaban cada uno de los parámetros del formulario para organizar las respuestas obtenidas, de la siguiente manera:

Se ha enviado una nueva respuesta del formulario Survey123. <br><br>

Nombre: (Ingresar el parámetro name) <br>

Teléfono: (Ingresar el parámetro phone) <br>

Email: (Ingresar el parámetro email) <br>

Ingresa cada uno de los parámetros que correspondan con las preguntas del formulario. Recuerda utilizar la etiqueta HTML de salto de línea para mantener el orden en cada uno de los elementos que se agreguen.

• Hasta este punto el procedimiento es muy similar al que se realizó en el tutorial número 2. Pero en este caso se va a agregar el archivo adjunto** en el campo de "Attachment"**. Para ello solo se debe presionar en el botón de "add an attachment" y en la ventana siguiente se debe marcar la opción "HTTP- Get a file" y presionar ok.

5. Módulo de Microsoft 365 Email

Este módulo es opcional, ya que se trata de realizar el mismo proceso de envío del email con el archivo adjunto, pero desde una cuenta de Microsoft. Por lo tanto, se deberá agregar un módulo de Microsoft 365 Email con la acción de "Create and send a Message" o crear y enviar un mensaje. Una vez agregado se deberá hacer lo siguiente:

• Establece la conexión con la cuenta Microsoft asociada al correo desde donde se enviará el email.

• En el campo de "Subject" se debe indicar el asunto , que en este caso será "Nuevo reporte".

• En el cuerpo del email se deberá agregar el texto que se desee mostrar , ya sea que se emplee el mismo formato que se utilizó en el módulo de Gmail donde se muestran cada una de las respuestas; o un mensaje simple que acompañe el archivo adjunto.

• Ahora se debe agregar la dirección de correo electrónico a la cual se va a enviar el mensaje. Para ello se debe presionar el botón "add Item" en el campo "To recipients" e indicar tanto la dirección como el nombre del usuario que va a recibir el mensaje.

• En la sección de "Attachments" será donde se va a agregar el archivo adjunto. Por lo que se debe presionar en el botón "add item" y enseguida marcar la casilla "HTTP- Get a file" para indicar que el archivo se obtendrá desde el módulo HTTP. Presiona "Add" para cerrar la ventana. Debes tener en cuenta que este módulo soporta archivos con un máximo de 3MB.

• Presiona ok para finalizar.

6. Probando el funcionamiento del escenario

Para comprobar el correcto funcionamiento del escenario, se debe presionar en el botón de "Run once" y enseguida completar el formulario, para luego enviarlo. De esta manera el escenario obtendrá un resultado que procesar y se ejecutarán las distintas acciones que se han programado.

En este caso, el primer módulo de Survey123 se encargará de detectar y extraer la información del formulario; el segundo creará el reporte y el módulo HTTP lo descargará para enviarlo a través de las distintas cuentas de correo electrónico que se han configurado.

Si nos dirigimos a las bandejas de entrada tanto del correo de Gmail como el de Microsoft, veremos que se ha recibido el correo con el formato adecuado , junto al archivo adjunto que contiene el reporte generado por ArcGIS Survey.