Optimizar el uso de Google sheets mediante el uso del API en Make

Google Sheets se ha convertido en una excelente herramienta de gestión para todo tipo de empresas, especialmente para las pymes por su bajo costo de inversión y facilidad de acceso, la cual estimula el trabajo simultáneo en tiempo real. Es por ello que estas planillas son cada vez más utilizadas en el campo de la automatización, y en Make suelen formar parte de las distintas tareas que se realizan.

En esta ocasión te voy a explicar una serie de usos que se le pueden dar a la API Google Sheets para optimizar la cantidad de operaciones que se emplean en Make. De esta manera se puede sacar el máximo provecho del plan que usas para gestionar tu empresa, a la vez que ahorras significativamente en la inversión que actúas para los procesos de automatización.

A continuación te explicaré 4 casos en los cuales se puede disminuir significativamente la cantidad de operaciones utilizadas en Make , sabiendo qué parámetros del API utilizar, solo necesitas un plan gratuito de Make (ex Integromat) para las pruebas.

Recuerda que toda la documentación de estos escenarios está disponible en el canal de YouTube de “Automatiza con Make (antes Integromat)”, donde podrás descargar los escenarios y ver las notas de empleo para cada caso.

Caso 1: Agregar filas de forma masiva con la API de Google Sheets

Guardar información extraída de alguna fuente en una planilla de Google es una de las acciones más comunes a realizar en Make. Sin embargo, este puede ser un proceso que consuma muchos recursos de tu plan, sobre todo cuando se procede de manera constante.

Para agregar información en una planilla de Google, usualmente crearíamos un escenario donde:

• Se hace un llamado para obtener los datos.
• Luego se itera dicha información mediante un módulo de “Iterator”.
• Finalmente, se usa el módulo de Google Sheets con la acción de “Add a row”. Pero en este caso cada fila se procesará como una operación.

Para evitar el consumo excesivo de operaciones, lo que se debe hacer es crear un escenario igual, pero agregando la función de “Agrupar datos”. Esto se logra al colocar un módulo de “text aggregator” después del iterador, para que este cumpla la función de agrupar los datos obtenidos.

El módulo de “Text aggregator” cataloga la información que se debe agregar en cada fila, separando los datos por medio del uso de una coma (,). De esta manera se puede utilizar el módulo de Google Sheets, pero con la acción de “Make an API call” para que toda la información procesada por el módulo de “text aggregator” se suba a la planilla de Google, consumiendo solo una operación.

Revisa las notas del escenario para saber la configuración del módulo de Google Sheets que deberás emplear.

Caso 2: Actualización masiva de filas en Google Sheets

Otra acción común es la actualización de filas como resultado de alguna consulta o cambio de estatus. Pero una vez más este proceso puede consumir muchas operaciones. Lo que haríamos usualmente para actualizar filas en una planilla de Google sería lo siguiente:

• Hacer un llamado mediante un módulo HTTP para obtener datos.
• Seguidamente, se agregaría un módulo de “Iterador” que estudie cada uno de los datos obtenidos.
• Ahora se debería agregar un módulo de Google Sheets con la acción de “search rows” para buscar las filas que tengan cambios.
• Finalmente, se agregaría otro módulo de Google Sheets pero esta vez con la acción de “Update a row” o actualizar una fila.

El inconveniente de este tipo de escenario es que consume una operación por cada una de las filas que se consulta, y luego consumen una operación por cada fila actualizada. Por lo que para optimizar el proceso se deben hacer unos ligeros cambios:

• Los dos primeros módulos se mantienen igual (HTTP e iterador).
• Luego se deberá agregar un módulo de “text aggregator” para agrupar los datos, tal como se indicó en el caso anterior.
• Finalmente, se deberá agregar un módulo de Google Sheets con la acción de “Make an API call” para poder hacer una actualización masiva.

En las notas del escenario encontrarás los parámetros que deberás modificar para poder hacer la actualizació masiva con la API de Google Sheets.

Caso 3: Borrar celdas de forma masiva en Google Sheets

Borrar filas también puede ser una actividad común a realizar cuando se trabaja con planillas de Google. Sin embargo, crear escenarios donde se tenga que borrar cada elemento por separado puede consumir muchas operaciones, por lo que lo mejor es aprender a borrar celdas de forma masiva.

En un escenario de este tipo lo que habitualmente se hace es lo siguiente:

• Se agrega un módulo de Google Sheets para buscar filas dentro de una planilla.
• Seguidamente, se agrega un módulo de Google Sheets con la acción de “Clear a row” para borrar las filas que se deseen eliminar.

Este tipo de escenario consumirá una operación por cada fila eliminada. Así que para optimizar el proceso por medio del API de Google Sheets se puede hacer lo siguiente:

• Agregar un módulo de Google Sheets con la acción de “Search rows”.
• Utiliza el módulo de “Text aggregator” para crear una estructura y agrupar los datos (como se ha hecho anteriormente).
• Agrega un módulo de Google Sheets con la acción de “Make an API call”, y configúralo para que se puedan borrar filas de forma masiva.

De esta manera solo se consumirá una operación en el último módulo, sin importar la cantidad de filas que se vayan a borrar.

Caso 4: Búsqueda avanzada de Google Sheets

Otra potente herramienta para ahorrar operaciones por medio del API de Google Sheets es la función de hacer búsquedas avanzadas. En lugar de usar la acción de “search rows” para buscar filas, se puede emplear la función de “Search rows (Advanced)”, que permite hacer gran cantidad de acciones. En este caso enumeraré 5 posibles acciones que puedes hacer por medio del uso de esta función:

• Es posible solicitar que se traigan los datos de una fila, pero indicar cuáles son las columnas que te interesa consultar. Por ejemplo, puedes solicitar que se extraiga la información de las columnas A, D, E de las filas seleccionadas.
• Otra acción que se puede realizar por medio de la función de “Search rows (Advanced)” es solicitar que se traigan los resultados, pero ordenados utilizando la opción de “order by”.
• También se puede hacer una consulta bajo esos criterios; sin embargo, agregándole la condición de que exista la información para evitar hacer consultas en columnas con datos negativos.
• Incluso puedes agregar otra acción que es limitar la cantidad de resultados que deseas extraer por vez, agregando el parámetro de “limit”.
• También puedes solicitar que se cuenten la cantidad de filas que hay en una columna determinada mediante el parámetro “count”, y solicitar que se extraigan algunos datos.

Todos los datos para hacer este tipo de consultas se encuentran especificados en la documentación disponible e las notas de los escenarios que te he dejado en la lista de reproducción de “Google Sheets API Automation con Make”, en el canal de Automatiza con Make (antes Integromat).