Importancia de respaldar la agenda de contactos en Google Sheet - Tutorial Make (ex Integromat)

por: Francisco de Brito Fontes
Mar 16, 2021

Respaldar la agenda de contacto en Google Sheet

Aprende a conectar un Google Contact con Google Sheets para respaldar automáticamente los datos de contacto gracias a Integromat.

Este nuevo episodio del tutorial de 30 días con Make (ex Integromat) trata sobre monitorear nuestra agenda de contactos de Google y registrar los nuevos contactos o actualizaciones que se realicen en ésta, en una planilla de Google. Es decir, antes de agregar el nuevo contacto, el escenario va a buscar si éste ya existe en la agenda, y en caso de que exista, actualizará la nueva información.

Para este escenario es necesario tener una planilla de Google en tu Google drive, donde se registren algunos datos como ID, nombre, dirección, ciudad, teléfono, email y un campo para notas, con la finalidad de respaldar toda la libreta de contactos de Google.

Pasos para crear el escenario

Para este escenario es necesario ingresar a Integromat y seleccionar los módulos de Google Contacts y Google Sheets. En este caso, el trigger será el módulo de los contactos de Google, ya que lo principal será monitorear esta libreta o agenda.

Configurando el módulo Google Contacts

Lo primero será agregar el módulo con la acción de "Watch contacts" o mirar contactos, y configurar lo siguiente:

Debes indicar cuál será la cuenta de Google que se va a estar monitoreando. En caso de que ya la tengas agregada en Integromat, solo debes elegirla del listado; pero en caso contrario, debes presionar el botón de "add" e ingresar los datos.
En el campo de límite, debes indicar el número máximo de resultados por vez que deseas que se procesen. Presiona Ok.
La próxima ventana va a solicitar que indiques desde cuando quieres que se ejecute este escenario, permitiéndote elegir entre las opciones "desde ahora", "desde una fecha específica" o "todos". La última será la opción más adecuada para lanzar para este caso. Presiona ok para finalizar.

Configurando el módulo de la planilla de Google

Para poder guardar la información obtenida desde la agenda de contactos, será necesario agregar un módulo de Google Sheets , con la acción de "Search rows" o buscar filas. En este caso se deberá configurar lo siguiente:

Verifica que esté establecida la conexión con la cuenta de Google donde se encuentra almacenada la planilla en la cual se van a registrar los contactos.
En el campo de ""Spreadsheat" deberás elegir el documento o planilla de Google que vamos a utilizar. También debes indicar la hoja en la que se va a trabajar en el campo siguiente.
En el parámetro de filtro, debemos indicar la columna que deseamos verificar dentro de la planilla de Google, que en este caso es la que contiene la ID; y agregar un operador de "igual a" , para indicar que ésta contenga el parámetro "contact ID" extraído desde el módulo de Google contacts.
Al final de esta ventana de configuración debemos indicar el número máximo de resultados de columnas retornadas, el cual debe ser de 1. Presiona ok para finalizar.

Agregando el filtro a la conexión

Para que esta automatización pueda verificar si ya existe el contacto antes de agregarlo, será necesario agregar un filtro en la conexión entre ambos módulos , de modo que no se creen contactos duplicados. Para ello se deberá agregar lo siguiente en la configuración del mismo:

Coloca un nombre en la sección de etiqueta para identificar la acción que se quiere realizar.
En el campo de condición debemos seleccionar el parámetro "contact ID" para indicar que éste "exista" en el listado de operadores disponibles. Presiona ok para finalizar la configuración del filtro.

Agregando el módulo de Router

Debido a que luego que se analice la agenda se pueden presentar dos casos, bien sea que exista o no el contacto, será necesario configurar un módulo de router, que básicamente permite crear distintos caminos a tomar, dependiendo de la información obtenida.

Para ello será necesario dirigirte a la sección de controles de flujo de Integromat y elegir el módulo de router :

Si no existe el contacto, será necesario "agregar una nueva fila" (primer camino); a través de un nuevo módulo de Google sheets. En este caso, se debe configurar la conexión, agregando un filtro que indique en "condición", que el número total de paquetes (total number of bundles) sea igual a 0.
En caso de que ya se encuentre registrado el contacto, solo se deberá actualizar la información agregando un módulo de Google sheets, pero esta vez con la acción de "Update a row" o actualizar una fila. En cuanto al filtro, se deberá indicar en la condición que el número total de paquetes exista o sea igual a 1. También se puede demarcar la casilla que indica que ésta sea la ruta alternativa , que actúa por defecto cuando las demás rutas no cumplen con la condición asignada.

Configurando planilla de Google – Agregar fila (Ruta 1)

Como he mencionado previamente, para registrar un contacto que no existe en la planilla del módulo 2, será necesario incorporar un nuevo módulo de Google sheets, con la acción de "agregar una fila". En este caso, la configuración del módulo deberá ser la siguiente:

Se debe mantener la conexión con la cuenta de Google que estamos monitoreando.
Seleccionar la planilla entre el listado de opciones del campo "spreadsheat", así como la hoja correspondiente.
Lo siguiente será configurar cada una de las columnas de la planilla, eligiendo entre los atributos del módulo de Google contacts lo siguiente:
En la columna de ID se debe elegir el parámetro "Contact ID".
Para la columna de nombre será necesario elegir el parámetro de "Family name" y el de "Given name".
En dirección se deberá seleccionar el atributo de "Adresses", con el sub-atributo de "Formated value".
Para el caso de cuidad se debe selección el parámetro de "Adresses", con el sub-atributo de "City".
En teléfono agregar el atributo de "Phone number", con el sub-atributo de "Value"
En cuando a la columna de email se deberá elegir el parámetro de "Email Adresses" , con el sub-atributo de "value".
Finalmente, en la columna de "Nota" se debe seleccionar el atributo de "Note".

Configurando planilla de Google – Actualizar fila (Ruta 2)

Si ya existe el contacto y se desea actualizar la información, se deberá usar la segunda ruta, que estará definida por un módulo de Google sheets, con la acción de "Update a row". En este caso, la configuración del módulo debe ser la siguiente:

Verificar que se mantenga la conexión con la cuenta de Google que contiene los contactos que deseamos respaldar.
Ubicar la planilla donde se están almacenando los contactos desde el listado de opciones disponibles. Asimismo se debe indicar la hoja de la planilla donde están las columnas que tiene los diferentes atributos.
En el campo de número de fila se debe seleccionar el parámetro "Row number" tomado desde el módulo original de la planilla de Google.
Posteriormente se deberán volver a ingresar los parámetros correspondientes a cada columna, con los mismos atributos que se ingresaron en el módulo de agregar una fila (ruta 1).

Probando el funcionamiento del escenario

Para comprobar que todo esté funcionando correctamente, deberás presionar en ejecutar el escenario. Según sea la cantidad de resultados que se hayan configurado para que se extraigan por vez, podrás apreciar que se obtiene la información desde el primer módulo, y posteriormente se van agregando o actualizando en la lista.

Si abres el archivo de la planilla de Google, vas a ver cómo se va agregando la información, y en el resultado de los módulos se aprecia cuántos de los contactos se agregan a través de cada ruta.

Para finalizar, se deben agregar los datos de la configuración del calendario , estableciendo que el escenario se ejecute una vez por día a una hora establecida en específico. Recuerda renombrar todos los módulos, guardar los cambios y activar el escenario.